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Au second trimestre 2021, l'INSEE enregistre 2,4 millions de chômeurs en France (hors Mayotte), soit une diminution de 16 000 personnes en comparaison du premier trimestre. En parallèle, la DARES compte 264 400 emplois vacants, soit une augmentation de 21% par rapport au trimestre précédent. L’existence d’une « guerre » entre recruteurs pour trouver de nouveaux talents est indéniable, en particulier dans des secteurs comme le tertiaire (marchand et non marchand), la construction et l’industrie.
L’absence de candidatures
En raison de la pandémie de COVID-19, la demande en personnel a semblé s’atténuer. L'accès aux nouveaux talents s’est complexifié en raison des mesures sanitaires prises dans le cadre de la pandémie. Niels Buijs, product manager chez CM.com, explique : « En tant qu'employeur, vous devez permettre aux candidats de vous contacter aussi facilement que possible tout au long du processus de recrutement. Les organisations doivent s'adapter en utilisant des canaux populaires comme WhatsApp, un webchat ou encore Facebook Messenger. »
Selon son collègue Ruben Balfort, les talents ne postulent plus de façon traditionnelle. « Les candidats reçoivent en permanence de nouvelles offres via LinkedIn. Ils souhaitent s'informer, voir et ressentir comment les entreprises fonctionnent et comprendre leur vision ainsi que leur culture pour déterminer s'ils veulent en faire partie. »
Sélection
Les nouveaux talents sont, dans la grande majorité des cas, des utilisateurs assidus de leur mobile. « Pour se renseigner sur les entreprises, ils veulent pouvoir les contacter directement via les canaux de leur choix. Il s'agit de leur premier palier de sélection. »
Les employeurs peuvent améliorer l'expérience des candidats à l'aide d'un logiciel ATS (Applicant Tracking System). Un tel système permet de simplifier la sélection des candidats, de leur fournir une vision claire du processus ainsi qu’un retour adéquat après chaque entretien. Un bon workflow, centré sur les candidats, permet de donner une facette positive de l'expérience de recrutement, et ce, même en cas de refus. Niels Buijs ajoute : « Les entreprises qui utilisent une solution ATS sont en avance sur les autres. ».
Niels Buijs - Lead Product Marketing
“Un chatbot peut se révéler très utile lors du processus d’onboarding. .”
La signature électronique de documents
Dans la lutte pour recruter de nouveaux talents, il est préférable que les candidats rencontrent le moins d'obstacles possible. Il en va de même pour la signature des contrats. « Durant la pandémie de COVID-19, la plupart des interactions se font via Zoom ou Microsoft Teams plutôt qu'en face à face. Dans ces conditions, pourquoi demander aux candidats d'imprimer et d'envoyer un contrat papier ? ».
Niels Buijs précise : « La signature manuscrite de documents est obsolète, onéreuse et chronophage. Il est tellement plus simple d'utiliser la signature électronique qui est par ailleurs reconnue juridiquement. Cette solution peut aussi faire la différence pour les candidats, qui préfèrent généralement opter pour une signature de contrat dans un environnement totalement digital plutôt qu'un contrat à imprimer, à mettre sous enveloppe et à poster. »
Un gain de temps significatif
La signature électronique est également adaptée pour les contrats de location de voiture, contrats de prêt de matériel informatique, formulaires de réduction des cotisations sociales et contrats de formation. Cette solution offre un gain de temps considérable. Niels Buijs explique : « L'usage montre que la signature électronique fait gagner environ 10 minutes par document ».
Le délai de signature d'un contrat est encore plus important. « Le délai moyen de 12 jours est désormais réduit à moins de 9 heures. Dans plusieurs secteurs, comme celui de la santé, ce gain de temps peut se révéler crucial. Cela permet aussi d'éviter que les talents changent d'avis avant de signer. »
Ruben Balfoort - Product Marketer Sign
“La signature électronique permet de faire des économies considérables.”
Image de marque
Maandag, une agence d'intérim opérant dans le secteur public au Pays-Bas, utilise exclusivement la signature électronique depuis décembre 2020. Selon Kirsten Soester, product owner, cette solution permet de renforcer l'image d'une organisation. « Les professionnels sont très satisfaits de signer et d'envoyer des contrats par voie digitale. Autre avantage, l’utilisation de la signature électronique réduit également l’utilisation de ressources telles que le papier. »
La signature électronique permet en outre de gagner de l'espace mais aussi de limiter les erreurs. Chaque page est paraphée et les documents ne peuvent pas se perdre pas ou être rangés dans le mauvais dossier. Ruben Balfoort souligne également l'allégement des coûts relatifs au papier, à l'impression, aux enveloppes, à l’affranchissement et à la main d'œuvre. « En passant au numérique et en utilisant le bon logiciel, il est possible de réduire ces frais de 75%. »
Un compagnon électronique
L'étape suivante se situe entre la signature du contrat et le premier jour de travail. Niels Buijs remarque : « La majorité des personnes passent cette période sans aucun accompagnement. Beaucoup d'organisations peuvent améliorer leur processus d'onboarding en se servant d'un chatbot en guise de compagnon électronique. De cette manière, les nouveaux employés sont en mesure de se familiariser avec l'entreprise avant de prendre officiellement leurs fonctions. Il est même possible de traiter certains aspects pratiques comme la récupération des clefs pour une location de voiture, l'organisation d'une place de parking, l’orientation dans le bâtiment ou encore la planification des premières réunions. Le chatbot peut aussi servir à montrer une vidéo de bienvenue de la part du manager. »
Niels Buijs insiste enfin sur le choix de l'outil. « Afin de gagner en efficacité, il est important d'opter pour un système complet plutôt qu'une multitude de systèmes. »
Article écrit en collaboration avec pwnet.nl.
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