Pourquoi les entreprises adoptent la signature électronique ?

Si vous n’êtes pas encore convaincu par l’utilisation de la signature électronique, nous vous livrons les différentes raisons qui ont motivé certaines entreprises à l’adopter. Comment permettre à ses clients de signer les documents en ligne ? Quel logiciel de signature électronique mettre en place et quels sont les tarifs ?

Les Avantages de la Signature Electronique pour une Entreprise

1. Suppression de nombreux coûts liés à la signature manuscrite : Papier, imprimante, cartouches d’encre, stockage des documents, frais d’expédition… Pas loin de 10 000 € par an sont économisés si vous signez 50 documents de 3 pages par mois.
2. Réduction de l’empreinte écologique grâce au zéro papier en utilisant la signature digitale
3. Croissance accélérée du chiffre d’affaires, car les contrats et les devis sont signés plus vite : les entreprises ayant adopté la signature électronique obtiennent en moyenne des signatures 7 jours plus tôt qu’avec la signature manuscrite.
4. Aucun risque de perdre un document signé par le biais d’une signature électronique : tous les documents sont numérisés et accessibles de manière sécurisée.
5. Utilisable sur tous les appareils : les documents peuvent être consultés et signés depuis les ordinateurs, tablettes et smartphones.
6. Accessible à tous, l’outil est facile à prendre en main et ne nécessite aucune compétence informatique.
7. Protection contre la fraude grâce au chiffrage des données de vos clients et de votre entreprise.
8. Pleine valeur juridique : la signature électronique a la même valeur juridique que la signature manuelle et offre en plus un haut niveau de sécurité contre l'usurpation d'identité.
9. Une solution mutualisable qui peut être utilisée par plusieurs services d’une entreprise : commerciaux, RH, juridique…

Afin de mettre en place la signature électronique à votre entreprise, CM.com a créé Sign pour vous permettre d’intégrer facilement la signature digitale à vos process tout en répondant aux besoins du marché. Sachez que Sign n’est pas limité à un nombre d’utilisateurs, ainsi vous pouvez profiter de ce logiciel de signature électronique quelle que soit la taille de votre entreprise et sans changement de pricing. Cette utilisation illimitée est d’ailleurs sans changement de pricing. Sign détient un système de facturation par document signé et non pas par nombre d’utilisateurs. Ainsi, vous n’êtes pas restreint par le nombre de signatures, un seul document peut avoir de multiples signataires sans que cela ne vous revienne plus cher. Vous pouvez ainsi faire signer un document de manière digitale par plusieurs personnes et en toute sécurité.

Pourquoi la Signature Electronique est-elle Indispensable pour votre Entreprise ? 

La signature électronique est parfaitement en adéquation avec les besoins des marchés actuels et des consommateurs. Effectivement, cet outil digital suit la tendance du Mobile First qui, comme son nom l’indique, priorise l’utilisation du mobile pour améliorer notamment l’expérience client. De plus, grâce à la signature électronique, vos clients auront la possibilité d’agir rapidement en ayant accès au document à signer en seulement quelques clics depuis leur ordinateur, leur tablette ou leur mobile. Il est possible d’utiliser les canaux de communication favoris de vos clients comme le SMS, l’e-mail ou WhatsApp afin d’envoyer les documents à signer à vos clients ou collaborateurs.

Cette solution digitale est également devenue nécessaire pour un usage interne à l’entreprise. Avec l’émergence du télétravail, il est important que les entreprises adaptent leurs processus administratifs, que ce soit au niveau des RH ou bien des ventes. Pour cela, la signature électronique est indispensable afin de ne pas ralentir l’activité de l’entreprise. 

Afin de répondre aux besoins des entreprises, CM.com dispose de trois niveaux de signatures selon les niveaux de validité et de sécurité requis. Le premier niveau de signature est le niveau standard qui requiert une simple case à cocher pour donner son accord. La signature électronique standard est moins sécurisée car un usurpateur peut facilement signer à la place de l’individu concerné. Cependant son usage est très simple car il suffit de cocher ou de décocher la case afin de donner son accord. 

Le deuxième niveau de signature est la signature électronique avancée qui permet de relier la signature à l’identité de la personne concernée. Les données sont donc sécurisées et ne peuvent pas être modifiées. 

Le troisième et dernier niveau de signature est représenté par la signature électronique qualifiée. Cette dernière nécessite un certificat FSC (fournisseur de service de confiance). Sachez que cette signature fait appel à un processus plus lent et plus coûteux. Elle est utile pour les accords hautement confidentiels avec une valeur financière et juridique élevée. 

En instaurant la signature digitale au sein de votre organisation, vous conservez votre validité juridique puisque le règlement européen eIDAS valide à 100% la mise en place de la signature électronique. 

Quid de la Tarification ?

De nombreuses solutions de signature électronique existent sur le marché, mais les tarifs varient beaucoup d’une solution à l’autre. Quelles sont les différences ?

Le principe de facturation

La plupart des solutions de signature électronique proposent des packages de signatures prépayés. La solution Sign prend en compte le nombre de documents réellement signés. L’entreprise ne paie qu’en fonction de son activité réelle, quel que soit le nombre de pages par document ou le nombre d’utilisateurs ou le nombre de signatures. Ainsi, les frais sont parfaitement maîtrisés, sans aucune mauvaise surprise.

Le prix

Globalement, les prix varient entre 1 et 2€ par document pour un niveau standard. Sign a fait le choix de pratiquer les prix les plus bas du marché, à savoir 1€ par document signé au niveau standard.

La formule

Enfin, plusieurs formules existent : des abonnements, des prix par utilisateur, des packs de signatures... CM.com propose différentes formules pour s'adapter à vos besoins.

Avec la solution Sign, vous ne serez pas restreint par le système de packages. Vous pouvez utiliser cette solution avec une facturation au document signé ou en choisissant un forfait qui vous permet de profiter de certaines prestations en plus en fonction de la formule choisie.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les tarifs de la signature électronique en fonction des coûts de votre processus actuel, nous vous proposons une estimation gratuite. Cette estimation vous permet d’en savoir plus sur le montant que vous pourrez économiser grâce à la mise en place d’une solution de signature électronique au sein de votre entreprise. 

A vous de Tester !

Plus que jamais, la période que nous traversons est propice à la digitalisation de tous vos process, y compris la signature électronique. Offrir une expérience client de qualité est devenu incontournable pour développer votre entreprise, quel que soit votre domaine d’activité.

Si vous n’avez pas encore franchi le pas, c’est le bon moment car vous ferez des économies et gagnerez du temps tout en améliorant l’expérience de vos clients, de vos collaborateurs et en réduisant votre impact sur l’environnement.