メールを一斉送信する方法とは？メリットやデメリットも紹介

メールの一斉送信を活用するシーン

ビジネスにおいては、チャットやSNSなどを活用するシーンが増えていますが、メールも未だ日常的に使用されるコミュニケーションツールといえます。そんなメールの一斉送信は、どのようなシーンで活用されるのかを紹介します。

ビジネスの連絡手段

ビジネスシーンでは、社内の複数のメンバーに同じ情報を共有するときや、複数の取引先に同時に連絡したいときに、メールの一斉送信を活用することがあります。

複数の宛先に同じ情報を載せたメールを送信するのであれば、一つひとつ送ると手間がかかって、全員に送るまでにタイムラグも生じてしまいますよね。

そんなときでも、複数のメールアドレスに一斉に送信すればリアルタイムでの情報共有が可能になります。

ECサイトの販促

ECサイトの販促でも、メルマガの配信を目的にメールの一斉送信は活用されています。

ECサイトにおける販促の手法は、売上を左右することから適切に選ぶ必要があります。

メルマガを採用するのであれば、ユーザーの購買意欲を高めるためにメールの内容にこだわらなければなりません。よくある例としては、キャンペーン情報やクーポンを送信しているケースが挙げられます。ECサイトの販促で送付するメールの数は、1度に1,000件を超えることも多いので、ソフトを使った送付が一般的です。

メールを一斉送信する方法

メールを一斉送信したい場合には、「手動で送る」「メール配信ソフトを活用する」の2つのパターンがあります。

ここからは、それぞれの方法を詳しく紹介します。

手動で行う

手動で複数の宛先にメールを送る場合は、新しく開いたメールの宛先にアドレスを追加していきます。

このとき、「BCC」を活用すると、送信先の相手には同時に送っているほかのメールアドレスを知られることはありません。

この方法は、アドレスを一つひとつ入力しなければならないため、送信先が多ければ多いほど手間がかかります。

また、メールアドレスの打ち間違いでの送信ミスや、「BCC」と「CC」を間違えるといったミスが起こるリスクもあります。

ほかに考えられるリスクは、1つのIPアドレスから大量のメールが送られるので、受信ブロックされてしまうということです。

受信ブロックされると迷惑メールに割り振られてしまい、ユーザーに閲覧してもらえなくなります。

メール配信ソフトを利用する

メールの一斉送信に特化している、メール配信ソフトを使う方法もあります。

メール配信ソフトは、送信先のメールアドレスを読み込んで、メールを一斉に送信してくれるツールです。

通常のメールソフトとは違って、複数のIPアドレスを用意して配信できるので、迷惑メールに振り分けられたり、受信ブロックされたりするリスクが低いという特長があります。

それだけではなく、開封率やクリック率といった、配信内容に関する分析機能も搭載しているので、配信ごとに内容を改善できます。

さらに、性別や年齢などの属性でのセグメントが行えて、宛先に合わせたメールを送ることも可能です。

メール配信ソフトを使って一斉送信するメリット

大量のメールを一斉送信できるメール配信ソフトを使うと、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここでは、主な3つのメリットを紹介します。

メリット①大量のメールを安定的に送付できる

メール配信ソフトの大きなメリットとして、大量のメールを安定的に送付してくれるという点が挙げられます。

OutlookやGmailのような、通常のメールソフトには、メールを一斉に送信する機能は搭載されていません。

そのため、数万件以上のメールを送ると、予約時間どおりにメールが届かない、あるいは迷惑メールに割り振られるといった問題が生じます。

その点、メール配信ソフトは、一度に大量のメールを送信する場合でも、高い到着率を維持した状態で正確な時間に届くように設計されています。

送信先が数万件に上る場合でも、複数のIPアドレスを経由して送信するので、迷惑メールに振り分けられるリスクも低いです。

メリット②人的ミスを減らせる

メールの一斉送信を手動で行う場合、送付先のメールアドレスをエクセルなどのソフトで管理している企業様も多いのではないでしょうか。

エクセルは優れたソフトなので、データの管理には非常に適していますが、人間が作業する以上ミスが起こることは避けられません。

しかし、メール配信ソフトを活用すれば、顧客の情報は自動的に管理してくれるので、人的ミスを減らせます。

メールを送信する手間も省けるので、社員がほかの業務に集中することができます。

メリット③メール配信後に効果測定ができる

メール配信ソフトを使うと、メールを配信したあとの開封率やクリック率などの効果測定を行えます。この効果測定は、メールの送信によって得られる成果を最大化するためには欠かせないものです。

メール配信ソフトを使わずに、効果測定を行うこともできますが、さまざまな専門知識を身につける必要があるので、あまりおすすめできません。

メール配信ソフトを使って一斉送信するデメリット

このようにメール配信ソフトを使うとさまざまなメリットが得られますが、一方でデメリットもあります。

メールを一斉に送信することで得られる効果を最大化するためにも、デメリットを踏まえたうえで導入を検討しましょう。

デメリット①配信設定をしなければならない

メール配信ソフトを使えば、配信は自動で行ってくれますが、文面の作成や送付の時間などは手動で設定しなければなりません。

ソフトの操作に慣れていない担当者が対応すると、設定するまでに時間がかかってしまい、ほかの業務に支障が出る可能性があります。

新たにメールを配信する場合は、同じように設定を行う必要はありますが、設定に時間がかかるのは最初だけです。

メール配信ソフトを長期的に使用する場合は、最初の設定は欠かせない作業なので、マニュアルを作成して、設定方法の共有を事前にしておくといった工夫が大切です。

デメリット②必ず読まれるわけではない

メール配信ソフトを使って送った大量のメールは、すべてのユーザーに読んでもらえるわけではありません。

いくらユーザーの属性やニーズに合わせた情報を配信しても、開封されない可能性もあるのです。

ユーザーは、日々さまざまなメールを受信しているので、必要と判断したメールしか閲覧しません。

少しでも開封率を高めるためにも、メールの本文を開く前に、誰もが確認したくなるような件名を考えましょう。

メール配信ソフトの選び方

メール配信ソフトは、さまざまな種類があるので、用途に合わせて選ぶことが大切です。

ここでは、自社に合ったメール配信ソフトの選び方を紹介します。

コスト

メール配信ソフトは、無料と有料の2つの料金体系があります。

「無料で使えるのであれば無料のほうがよい」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、無料のツールでは、ツール内に登録可能なメールアドレスの数や配信数に制限があり、利用できる機能の数が少ないという難点もあります。

初めてメール配信ソフトを利用する方や、できるだけコストを抑えたい方は、無料のツールから始めるのもよいですが、機能にこだわりたい場合にはおすすめできません。

一方で有料のツールでは、月数百円から利用できるものもあれば、月1万円を超えるものまで存在します。

月々かかる料金は、利用できる機能や性能、サポートの内容によって異なりますので、詳しくは確認してみてください。

予算や、メールの配信で使いたい機能などを考慮して、自社に合ったツールを選びましょう。

配信性能

メール配信ソフトを選ぶ際は、送信したメールの到達率や配信速度などの性能も重視したいところです。たとえば、ツールによっては、迷惑メールへの振り分けを防止するための対策に注力しているものがあります。

これは、複数のIPアドレスからメールを送信する仕組みを搭載しているツールでなければ対応していません。

また、配信速度もツールによって異なります。

基本的に、ほとんどのメール配信ソフトが、100通／時のスペックを誇ります。

このスペックでも十分ではありますが、毎回配信するメールの数が何十万～何百万通になるという企業は、圧倒的な配信速度を持つスペックのツールを選ぶとよいです。

配信機能・サポート

メール配信ソフトには、基本的な配信機能がついています。

ツールによっては、ほかにもさまざまな機能を提供しているので、確認しておきたいところです。

たとえば、外部システムとの連携や効果測定機能、HTMLのメールが作成可能なエディタ機能などが挙げられます。

どのような機能を求めるのかを確認したうえで、さらにサポート内容も確認しましょう。

トラブル時の対応はもちろんですが、配信の設定やメールの内容の提案などの幅広いサポートを受けられるツールがおすすめです。

特に、初めてメール配信ソフトを利用する企業は、ツールの導入後もサポートを受けられるのかどうかにも重きを置いて選んでみてください。

提供形態

メール配信ソフトの形態には「クラウド型」「オンプレミス型」の2つがあります。

クラウド型は、サービスをインターネット上で利用する方法で、オンプレミス型は、サーバーやソフトウェアを社内で管理する方法です。

クラウド型はメンテナンスが簡単で、コストもオンプレミス型よりも抑えられるという点が特徴です。

一方でオンプレミス型は、自社で管理するため手間やコストはかかりますが、カスタイマイズ性が高いため、自由度が高いという利点があります。

自社にとって、最適な形態はどちらかという基準で選ぶのが重要です。

メールの一斉送信を効果的に行うためにおすすめの機能

メールの一斉送信をより効率的に行いたい企業様は、ここから紹介する3つの配信機能をぜひご検討ください。

1to1メール

1to1メールは、顧客の属性やニーズに合わせて宛先やコンテンツを最適化できる配信機能です。

具体的には、件名に名前を入れたり、属性に合わせた文章にできたりすることが挙げられます。

一斉送信とはいえ、顧客ごとに合わせたコンテンツを差し込めるため、自分宛に送られたメールだと思わせることで、情報に興味を持ってもらいやすくなります。

ステップメール

ステップメールは、ユーザーが一定のアクションを行った場合に、あらかじめ設定していたメールをスケジュールどおりに配信する機能です。

ユーザーが行ったアクションに合わせてメールが自動配信されるので、接触回数を増やして商材の購入や有料会員への登録などにつなげられます。

ECサイトで自社の商品を購入してくれたユーザーに送るステップメールは、たとえば以下のようなシナリオを組み立てるとよいでしょう。

関連リンク

ステップメールで効果的なアプローチを！作成する５つのポイントとは

ECサイトで商品を購入したユーザーへのステップメールの例

• 商品購入のお礼

• 商品の発送案内

• 商品到着後のレビューの依頼

• リピートでの購入の提案

• 商品購入者対象のセール案内

企業によって、適切なステップメールの設定は異なるので、自社の商材に合わせて設定しましょう。

HTMLメール

HTMLメールは、文字のフォントや色などを変更でき、本文内に画像や動画を挿入できるという点が主な特徴です。

テキストメールよりも、作成に手間や時間はかかりますが、ユーザーに視覚的な訴求ができるというメリットもあります。

セール情報や、商品の金額などを本文に載せて送れるので、ECサイトでもよく利用されています。

HTMLメールであれば、送信後の開封率を計測できるので、効果測定したいという企業にもおすすめの機能です。

メールを一斉送信するならCM.comのメール配信システムがおすすめ

メールの一斉送信は手動でも行えますが、送信ミスや誤送信といったミスを防ぐには、メール配信サービスの活用がおすすめです。

しかし、メール配信サービスは、数多くの企業が提供しているので、どのツールを選べばよいのかがわからず、頭を悩ませているご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

「情報を効率的に配信したい」「HTMLメールの作成にかかる手間を省きたい」など、メールの一斉送信にお悩みの場合は、CM.comのメール配信システムをご検討ください。

当社が提供するメール配信システムでは、HTMLメールの作成やテンプレート作成などの便利な機能が搭載されています。

また、メールの到達率や開封率、迷惑メール扱い率なども確認できるので、効果測定のうえデータの最適化も可能です。

メールを一斉送信する場合はメール配信サービスを利用しよう

いかがでしたでしょうか？

メールを一斉送信するには、メール配信サービスを使うと、人的ミスを減らせて大量のメールを安定的に配信できます。

また、メールを送ったあとに開封率やクリック率などの効果測定もできるので、メールでの効果を高めたい企業様にはぴったりです。

一方で、最初は文面の作成や送る時間を設定しなければならず、送ったとしてもすべてのユーザーに読んでもらえるわけではないというデメリットも、理解しておきましょう。

CM.com ではメール配信サービスだけではなく、SMS送信にも対応しています。

メルマガの効果を最大化させたいとお考えのご担当者様は、ぜひご相談ください。