リマインドメールはSMSが最適？飲食店・ホテルの予約案内やキャンセル対策へ

リマインドメールをSMSで送信してドタキャン防止へ

リマインドメールとは？

リマインドメールとは予約者への事前連絡、支払い督促、重要なお知らせをメール配信システムやSMS送信サービスなどから個別・一斉メールで伝え、予定していたことを思い出してもらうことを目的に行われます。

例えば、飲食やホテルでは予約前日などにリマインダーとして、予約者が忘れてしまわないように予約詳細や場所などをメッセージで送ることで、来店してもらうえるように働きかけます。

店舗からリマインドを配信することで来店予定を思い出してもらい、当日の無断キャンセルやノーショーによる売上減少を防止することができます。

リマインドで予約者にスムーズに連絡

お客様がキャンセルを希望される場合は「キャンセル」の電話やボタンを押してもらうなどアクションを促すこともできるため、予約状況によってはウェイティングリストに並んでいる顧客にも空席案内などスムーズに対応できるようになります。

リマインドメールで顧客への対応がスムーズとなり、空いた席への案内や順番待ちしていたお客様への状況を伝えられるようになるでしょう。

その他にも販促活動として、リピート顧客を対象にキャンペーンやクーポン利用の再通知、顧客維持を目的として使われています。また、ウェイティングを対象に当日整理券の発行や空席案内などを知らせることができます。

リマインドメールを送る上で抑えておくべきポイント

お店から予約者にたった一通のSMS（ショートメッセージサービス）を送信だけで、忘れることなく来店してくれます。

送信者が抑えておくべきポイントは、受信者が「前日に詳細を送ってくれて助かった」「探す手間が省けた」など安心して当日を迎えられる状態を作ることです。

例えば、リマインドの連絡に予約状況の日時、住所、地図のURLなどを記載しておくことで、お客様の探す手間が省けます。

それ以外にもリマインドをすることで、オペレーターがキャンセルを確認し、当日の配置変更を行うことができます。

さらにホテルやウェイティングパーティーに参加確認をすることで、断りを少なくすることもできるでしょう。一つの連絡が顧客満足度に繋がり、今後も継続的に来店してもらえるようになります。

リマインドメールを送るタイミング

リマインドメールを送るタイミングは基本的に前日から3日前に送ることが適切です。

例えば、恋人の誕生日を祝うために18時から夜景が見える高級レストランの予約しているお客様宛に、レストランの所在地を当日の朝に送信することで案内がスムーズになります。

結果的に予約者本人が、過去のメールを探さす手間を省く時間を削減できるでしょう。

しかし、リマインドは早すぎても遅すぎても効果が薄れしまいます。リマインドが1週間前となると、せっかく送った内容も忘れられてしまい、当日無断キャンセルを引き起こしかねません。

結果として、期待していた売り上げを得られなくなる可能性もあります。飲食店が抱えるノーショーやドタキャンが起こらないためにも送信するタイミングは重要です。

リマインドメールをSMSで送るメリット

リマインドメールをSMS（ショートメッセージ/ショートメール）で送信するメリットを、SMS送信サービスを提供する事業者の立場としてお答えします。

1.SMSは携帯電話に届いたときに通知されるから気づいてもらえる

携帯電話にデフォルトで搭載されているSMSは特別な設定が必要なく、携帯電話がSMSを受信した場合に通知がなされるので、読んでもらいやすいところがメリットの一つです。

メールは通知を受けるにはスマートフォンでは事前設定をする必要があり、設定がいらないSMSは通知で気づいてもらいやすいツールです。

2.お友達になっていなくてもメッセージを届けることができるから誰にでもリマインドできる

今流行のコミュニケーションアプリでは友だち登録をしていないとそもそもメッセージの受信ができないので、友達になっていないケースの多い予約段階でのリマインドには不向きです。

一方SMSは携帯電話番号さえ取得していればその携帯電話宛に送信することができるので、予約リマインドに最適なツールです。

3.ガラケーでもSMSを受信できるから年代問わずリマインドできる

スマートフォンのみならずガラケー宛にもメッセージを送信できるのがSMSです。リマインドは予約者の年代問わず行う必要があるので、誰でも送信できるSMSが最適です。

リマインドメールをSMSで送信する方法

リマインドメールをSMSで送信する方法がいくつかありますので、以下から確認していきましょう。

利用しているシステムからSMSでリマインドを送りたい場合

予約管理システムなどからリマインドをSMSで送信したい場合には、CM.comのMailSMSプラスがおすすめです。理由としては、普段から利用しているシステムから送信されるメールの内容をそのままシステムからSMSで送信することができます。

GmailやOutlookからSMSのリマインドをしたい場合

CM.comの管理画面からSMSの配信をするわけはなく、普段から使い慣れたGmailやOutlookといったメールソフトウェアから連絡したい方には、「Mail SMS」というものがあります。

このサービスでは飲食店の予約システムやアプリケーションサービスからも送信できる画期的なサービスです。

この配信ツールでは普段利用しているメールサービスから直接お客様にSMSを配信できます。特に新しいシステムを導入することなくできます。

Email用に作成した文をそのままはSMSで配信できるため、手間がかかりません。

関連リンク：

SMSがメールアドレスの設定だけ送れる？メールが届かない時の便利サービス

WEBオンライン画面からSMSのリマインドを送りたい場合

ログインをしてメッセージを送りたい場合は、CM.comのようなSMS送信サービスを利用する必要があります。

WEBオンライン画面で送ることで、大量配信や個別・グループ別にSMSを配信できる機能を利用することができます。

例えば、クリスマスや年末年始に同じ時間に予約している方に一斉配信することもできますし、予約配信で前日リマインドとしてメッセージを届けることができます。

飲食店やホテルは当日の無断キャンセルやノーショーによる売上減少を防止することができるでしょう。

リマインド以外の利用用途

リピーター向け：リピーター向けに新メニューや新商品の案内

緊急・重要通知：緊急時の休業や新店舗開店の案内

SMSマーケティング：割引クーポンや特別キャンペーンの案内

リマインドSMSの事例

予約のリマインドメールを来店予定者に送りたいと送る際の、サンプル文は以下のような形となります。

【予約状況のお知らせ】X月X日（土）18：00からお待ちしております。当日の詳細はURLからご確認くださいませ。

リマインドメールをSMSで送り、売上減少対策をしよう

リマインドメールのSMSで送信する事例や効果についてはいかがでしたでしょうか。

リマインドをSMS配信サービスで行うことで、予約者への良心的な案内や、ノーショーや当日の無断キャンセルよる売上減少を防ぐことができます。

効果のある対策を実行することで、企業と個人のコミュニケーションをより快適に行えるようになるでしょう。

各店舗の担当者や飲食店経営者様で来店予定者やリピーターに重要なお知らせを配信したいと考えている方は、CM.comが提供するSMS配信ツールをご検討ください。

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