【例文付き】セミナー案内メールの基本構成と作り方、配信タイミングを紹介

セミナー・イベント集客にメールとSMSでアプローチするならMMC

セミナー案内メールはなぜ必要？

セミナーを企画し、メール配信システムから顧客に案内メールを送ることは、ビジネスの成果を上げるために欠かせないメールマーケティング手法の一つです。

セミナーを開催し、ターゲットとなる顧客や見込み客を集め、商品やサービスについて説明し、その魅力をアピールすることで、顧客獲得につなげることができます。

しかし、セミナー集客には成功するために必要なポイントやコツがあります。まずはWebオンライン・対面式のオフラインどちらでも知っておいて損のない、セミナー案内メールの基本構成やポイントなどを確認していきましょう。

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セミナー案内メールの基本構成とポイント

セミナーを開催する際に参加者に案内するメールの基本構成と参加者を増やすためのポイントについて解説した内容です。具体的には、以下のようなポイントが含まれます。

メール本文に送信者名を挿入する

まずセミナー案内メールを送る先の送信者名に「姓のみ」か「姓名」をつけて送ることで、メールの開封率は確実に上がります。

氏名を入れることは基本的なビジネスマナーでもあるため、ご担当者様や法人名・部署名などのような事務的な表現ではなく、「個人名」を明記するようにしましょう。

要するに基本的なビジネスマナーを守ってセミナー案内メールを送信することで、反響率は数％は上がるということです。

件名を工夫する

セミナーの集客媒体としてメールを利用する場合、タイトルは受信者が最初に目にする部分なので、開封するかを判断する大事な要素です。

タイトルを見た時点で、受け取った人の興味関心を刺激するとともに、簡潔に表現し、メールを開封してもらわなくてはなりません。

長過ぎる件名は避け、「【〇〇初心者向け】△△の基本的な選び方とポイント」のように20〜30文字程度でシンプルにまとめます。重要なキーワード、目を引くキーワードはなるべく左側に配置しましょう。

セミナーの内容を示す前に、どんな人向けなのか、どんな悩みを持った人向けなのかを記載すると受信者に自分ごととして捉えてもらいやすくなります。

挨拶文・リード文で惹きつける

案内メールの冒頭には、挨拶文やウェビナーの簡単なアピール文を記載します。

書き出しの挨拶文は「いつもお世話になっております」「平素より大変お世話になっております」などが一般的です。

例えば、以下のような文は季節を問わず使えます。これらと組み合わせて、季節に沿った時候の挨拶を入れるのも良いでしょう。

例)

いつもお世話になっております

平素より大変お世話になっております

皆様におかれましては、お変わりなくお過ごしのことと存じます

ますますご清栄のこと、心よりお慶び申し上げます

本文は伝わりやすいように工夫

本文では、セミナーの概要や主旨を案内し、講師の簡単な紹介や、申し込み手順などについて触れていきましょう。

また、文章で紹介したあとに、概要を下記のように項目ごとに箇条書きにすると、メールの読み手は理解しやすくなります。

例)

内容：△△の基本的な選び方とポイント

日時：〇月〇日（〇曜日）

時間：１３時～１５時（受付開始１２時３０分）

参加方法：Zoom

参加費用：無料

定員数：100名

情報量が多くなってしまう場合は、セミナーの詳細をまとめた専用Webページを用意して、メールからアクセスできるようにしておくのもおすすめです。

申し込み方法はシンプルに

参加方法や手続きはわかりやすく、できる限り手軽に行えるようにしましょう。セミナーへの応募方法は、Webサイトで行うのが主流です。メールには申し込みフォームのリンクを分かりやすい場所に設置します。

返信によって申し込みにする場合は、必要事項のテンプレートを用意し、情報の抜け漏れがないようにします。また、参加者からの事前質問を受けるのであれば、応募と同時に記入できるようにしましょう。

セミナー案内メールのテンプレート

オンライン・オフラインのセミナー案内メールは以下の例文を参考にし、送付するようにしましょう。テンプレートとしても使える例文ですので、集客目的に合わせご利用ください。

例）

株式会社△△△

◯◯◯◯様

株式会社□□□□□の◯◯です。

◯◯について悩みを持たれている方を対象とした、◯◯◯セミナーを開催いたします。

当日は、弊社の◇◇◇◇が登壇し、◯◯◯の基本的な部分から、問題を解決するための具体的な手法について、実際の成功事例をご紹介しながら解説いたします。質疑応答の時間も設けておりますので、事前の質問もお待ちしております。

＜対象＞

・◯◯の運用がうまく行かず悩んでいる方

・◯◯についての最新の情報を知りたい方

・◯◯のコストを下げたいと考えている方

＜内容＞

第1部　◯◯

第2部　質疑応答

＜講師紹介＞

株式会社〇〇　〇〇部　部長　◇◇◇◇

〇〇年、株式会社〇〇入社。〇〇事業部と〇〇事業部を経たのち、〇〇部部長に。述べ〇〇社を対象に講演やセミナーを開催

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内容：◯◯の基本的な選び方とポイント

日時：〇月〇日（〇曜日）

時間：◯時～◯時

参加方法：Zoom

参加費用：無料

定員数：100名

ーーーーーー

＜申込み方法＞

参加をご希望の方は、以下の申込みフォームからご応募ください。

http://www.〜〜

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署名

セミナー案内メール送信のタイミング

セミナーの案内メールを送るのは、オンライン開催であれば、開催日の2週間前までが理想でしょう。案内メールは参加者に対してのリマインド、告知の役割もあるため、送るタイミングには注意が必要です。

メールの数が多いと、「うっとうしい」と感じる読者が増え、メルマガの解約率が高まる危険性があります。セミナーの案内は2週間前に1通、数日前に1通の2回くらいがほどよいでしょう。

また、昨今はオンラインセミナーも数多く開催されており、申し込んだことを忘れられてしまうことがあります。申し込み済みの方にも前日に案内メールを再送信しキャンセルを防ぎましょう。

直前に申し込みをする人もいるため、定員オーバーでないければ申込期限はウェビナー開催ぎりぎりに設定しましょう。

セミナー案内メールはメール配信システムで

セミナーの案内メールを送るには、一斉送信やメール集客に特化した「メール配信システム」の活用をおすすめします。

メール配信システムから送信されるメールは、全て自動でBCCに設定されるため、他の受信者にアドレスを流出する心配はありません。

メール配信システムで配信する場合に意識するポイント

メール配信システムで配信する場合に意識するポイントは、具体的には、以下のようなポイントが含まれます。

1. タイトルの工夫：メールのタイトルは、受信者が開封するかどうかを決める重要な要素です。興味を引くキャッチコピーを工夫し、開封率を高めましょう。

2. 宛名の個別化：宛名を個別に設定することで、受信者が自分宛のメールだと感じ、興味を持ちやすくなります。

3. 本文の簡潔さ：セミナーの趣旨や内容を簡潔にまとめ、読みやすいフォントや文字サイズを選ぶことで、受信者にとって読みやすく興味深いものとなります。

4. キャッチコピーの工夫：セミナーの魅力を端的に伝えるキャッチコピーを用意し、興味を引くことが重要です。ただし、誇大広告や虚偽の内容は避け、正確な情報を伝えるようにしましょう。

5. 問い合わせ先の明記：セミナーへの申し込みや問い合わせ先を明記し、受信者が必要な情報にアクセスできるようにしましょう。

6. 送信タイミングの検討：送信するタイミングによって開封率が変わるため、受信者の読む時間帯や曜日を考慮して送信タイミングを決めることが重要です。また、受信者に迷惑をかけないように、頻度にも注意しましょう。

セミナー案内メールはCM.comのメール配信システムの利用を！

セミナーの案内メールの基本的な構成やポイント、例文などはいかがでしたでしょうか？ポイントを抑えることでおくことで、読者が興味関心を引きやすく、読み見やすくもなり、参加しやすくなりますので、基本は抑えた上で独自の方法について考えていきましょう。

CM.comのメール配信システムは、誰でも簡単にメルマガ作成ができ、HTMLメールや自動ステップメールなどメールマーケティングに必要な全ての機能を備えたメール配信サービスです。

さらにSMS送信とも併用可能ですので、セミナー集客効果を高めたい方はぜひ一度お問い合わせください。