10 redenen om elektronische handtekeningen te gebruiken

De elektronische handtekening is sinds 1999 officieel erkend in Europa. Hierdoor zijn zowel de betrouwbaarheid van een elektronisch document als de authenticiteit van de auteur gegarandeerd. Een elektronische handtekening kan niet worden geannuleerd, gekopieerd of vervalst. In een eIDAS-verordening van 1 juli 2016 staat dat een elektronische handtekening dezelfde status en juridische waarde heeft als een handgeschreven handtekening. Het is dus geen wonder dat de elektronische handtekening niet meer weg te denken is bij commerciële uitwisselingen in o.a. bank- en verzekeringswezen, retail, human resources en de vastgoedsector.

Op basis van ons werk bij het implementeren van de elektronische handtekening bij CM.com hebben we een top 10 samengesteld met de voordelen van elektronische handtekeningen.

1. Tijdsbesparing

Het gebruik van de elektronische handtekening levert een enorme tijdsbesparing op ten opzichte van de traditionele handtekening omdat een document in een paar klikken kan worden ondertekend door meerdere ondertekenaars. In sectoren als het bank- en verzekeringswezen is het dankzij de elektronische handtekening mogelijk om buiten kantooruren zaken af te handelen en 24/7 online-abonnementen af te sluiten. Een elektronisch contract is binnen een paar seconden gereed om te worden ondertekend waarmee de verwerkingstijd enorm is ingekort. Een klant of partner kan een document op ieder willekeurig apparaat (telefoon, tablet, PC etc.) ondertekenen zonder op kantoor aanwezig te zijn of een scanner te gebruiken.

2. Lagere Kosten

Volgens de bespaarcheck van CM.com, kan het gebruik van de elektronische handtekening via een webapplicatie de bedrijfskosten met € 80.000 per jaar verminderen. Als er gebruik wordt gemaakt van een API-integratie kan dit bedrag oplopen tot € 95.000. Hierbij is uitgegaan van 500 getekende documenten per maand en 2 ondertekenaars per document. Je bespaart onder meer je op reiskosten, verzendkosten, papiergebruik etc.

3. Volg de voortgang van te ondertekenen documenten

Het gebruik van elektronische handtekeningen maakt het mogelijk om de voortgang van de ondertekening in real-time te volgen. Dankzij een digitaal certificaat is het mogelijk om iedere wijziging in het document te volgen. Een geïntegreerde tracking-tool kan ook de voortgang van het proces volgen en stuurt automatisch een herinnering naar ondertekenaars die nog niet hebben getekend. Deze tool houdt de betrokkenen op de hoogte van de voortgang.

4. Veilige Toegang en Controle Identiteit Ondertekenaar

Volgens de eIDAS-verordening voorziet het gebruik van elektronische handtekeningen in drie beveiligingsniveaus:

• Standaard: checkbox

• Advanced: de identiteit van de ondertekenaar is gekoppeld aan de handtekening

• Gekwalificeerd: de ondertekenaar is geverifieerd door een certificaatautoriteit

Terwijl standaard-, natte handtekeningen vrij eenvoudig kunnen worden vervalst, hebben advanced en gekwalificeerde handtekeningen meer juridische waarde. Deze kunnen dan ook worden gebruikt voor waardevolle en risicovolle overeenkomsten. Handtekeningen in deze 2 categorieën maken het mogelijk om de identiteit van de ondertekenaar te waarborgen en tegelijkertijd te voldoen aan de Europese wetgeving rondom databescherming (AVG), die gericht is op meer transparantie en verantwoordelijkheid met betrekking tot het delen van persoonsgegevens.

5. Hogere Omzet

Potentiële verkopen kunnen ieder moment worden afgebroken. Daarom is het van belang dat bedrijven het verkooptraject zo naadloos en probleemloos mogelijk laten verlopen. Als je klanten vraagt om documenten te printen, ondertekenen en scannen, is de kans groot dat de verkoop niet doorgaat. Elektronische handtekeningen helpen bij het stroomlijnen van het verkoopproces. Dat is uitstekend nieuws voor salesteams die naar verluidt 21% van hun tijd bezig zijn met administratie. Door gebruik te maken van elektronische handtekeningen kan dit percentage naar beneden worden gebracht en hebben je werknemers meer tijd om deals te sluiten.

6. Mobielvriendelijk

Het aantal smartphonegebruikers is de afgelopen vijf jaar maar liefst gestegen met 73.9%. Tegenwoordig gebruikt men een mobiel om dingen op te zoeken, te shoppen, bankrekeningen te beheren etc. Men geeft de voorkeur aan de flexibiliteit van een mobiel apparaat. Belangrijke documenten kunnen tegenwoordig waar en wanneer dan ook worden ondertekend met een elektronische handtekening. Het enige dat men daarvoor nodig heeft, is een smartphone.

7. Blijere Klanten

Klanten waarderen snelheid en efficiëntie. Het elektronisch versturen van documenten geeft klanten de tijd om overeenkomsten zorgvuldig door te lezen en te ondertekenen met een klik op de knop. Door klanten elektronisch te laten ondertekenen, laat je zien dat je begrip hebt voor hun drukke agenda. Met een ondertekenproces dat soepel verloopt, is de kans groot dat de klant vaker zaken wil doen met jouw bedrijf.

8. Kleinere Milieu-impact

Een gemiddelde kantoormedewerker gebruikt ongeveer 10.000 vellen papier per jaar. En dan hebben we het nog niet eens over de impact van printer-inkt op het milieu. Elektronisch ondertekenen betekent minder papier en dus hoeven er minder bomen omgehakt te worden.

9. Minder Fouten

Als er een foutje optreedt in het contractproces kan dat duur uitpakken. Als je nog gebruik maakt van papier en traditionele handtekeningen, is de kans op (typ)fouten groter. Met e-handtekeningen is er dankzij automatisering en een gedegen validatieproces veel minder kans op onopgemerkte fouten. Dat wordt ongetwijfeld zeer gewaardeerd door klanten.

10. Go Digital-First

In de zakenwereld is de eerste impressie belangrijk. Door gebruik te maken van elektronische handtekeningen laat je aan je klanten zien dat je bedrijf modern en digitaal is en dat je innovatieve manieren van zakendoen omarmt. De digitale transformatie heeft vele aspecten van de zakelijke wereld geoptimaliseerd. Waarom zou je het dan niet gebruiken om het proces van ondertekening te verbeteren?

Hervorm het proces van ondertekenen met Sign

Samenvattend helpt digitalisering van diensten en processen om de handel in Europa in vele sectoren te verbeteren. Het gebruik van elektronische handtekeningen faciliteert dagelijks de interactie tussen bedrijven, mensen en publieke organisaties. Doordat we het passende beveiligingsniveau kunnen kiezen, kunnen we ook de toegang tot en het beheer en de beveiliging van informatie en documenten binnen organisaties herzien.