De voor- en nadelen van natte en droge handtekeningen

Digitalisering heeft een diepgaande invloed op veel aspecten van de (bedrijfs)wereld, van werving tot marketing en alles daartussen. Bijna alles, eigenlijk. Voor veel bedrijven gaat het verkrijgen van handtekeningen nog steeds volgens hetzelfde ouderwetse proces dat al eeuwenlang wordt gebruikt. Hoewel bijna iedereen tegenwoordig online werkt, blijven veel bedrijven stoeien met printers, pennen, papier en scanners om documenten te (laten) ondertekenen. 

Het gebruik van fysieke of ‘natte handtekeningen’ gaat door, ook al is de technologie om een document elektronisch te ondertekenen al een aantal jaren beschikbaar. Bovendien laten bedrijven verschillende voordelen aan hun neus voorbijgaan door vast te houden aan traditionele handtekeningen. Bedrijven die oplossingen voor elektronische handtekeningen gebruiken, kunnen hun kosten voor documentverwerking met maar liefst 85% verlagen.

Wat is een natte handtekening?

De traditionele methode om een document te ondertekenen - dat wil zeggen, fysiek pen op papier zetten - wordt ook wel een natte handtekening genoemd. Veel bedrijven hebben moeite om af te stappen van natte handtekeningen, voornamelijk doordat ze niet beter weten of omdat ze niet weten dat digitaal ondertekenen dezelfde rechtsgeldigheid kan geven.

Wat is een droge handtekening?

Een ‘droge handtekening’ is een handtekening die niet met inkt is geschreven. Een van de meest voorkomende types van een droge handtekening is de elektronische handtekening of e-handtekening. Dit is een juridisch bindende manier om goedkeuring te krijgen op elektronische documenten of formulieren, waarbij software wordt gebruikt om elektronisch een handtekening te genereren en toe te passen.

De voordelen van droge handtekeningen

De voordelen van droge handtekeningen zijn dat ze gemakkelijk te gebruiken zijn en bedrijven zowel tijd als geld besparen in vergelijking met natte handtekeningen

Droge handtekeningen bieden ook een betere ervaring voor de ondertekenaar. Terwijl sommige bedrijven hun ondertekenaars nog steeds dwingen om een fysiek document op de traditionele manier te ondertekenen, kunnen bedrijven juist voordeel behalen door digitaal ondertekenen aan te bieden aan klant of werknemer door ondertekenaars toe te staan hun mobiele telefoon, tablet, laptop of ander apparaat te gebruiken, en zo de experience te verbeteren. Als bedrijven dit niet faciliteren, zullen hun concurrenten het zeker wel doen.

Er zijn ook veiligheidsrisico's verbonden aan natte handtekeningen die er niet zijn bij het gebruik van e-handtekeningen. Bij traditionele pen-en-papier contracten moeten documenten lokaal worden opgeslagen, bijvoorbeeld in fysieke archiefkasten. Het risico op het verloren gaan van deze fysieke documenten kan gemakkelijk worden vermeden wanneer bestanden digitaal worden opgeslagen en geraadpleegd.

Hoe e-handtekeningen invoeren

Bedrijven blijven vaak natte handtekeningen gebruiken omdat ze niet precies weten hoe ze hun bestaande proces van natte handtekeningen moeten digitaliseren. Het proces van het digitaliseren van handtekeningen kan heel eenvoudig zijn. Software voor elektronische handtekeningen, die toegankelijk is via een webportaal of kan worden geïntegreerd als onderdeel van een interne app, kan gemakkelijk worden geïntegreerd in bestaande digitale tools om jouw workflows te automatiseren.

Er zijn voor bedrijven verschillende manieren om droge handtekeningen te gebruiken waarbij het goed is om de verschillen te weten:

• Een gescande versie van de natte handtekening van een persoon
• Een handtekening rechtstreeks getekend op een tablet of ander touchscreen
• Een web-based platform dat de naam van de handtekening in een ‘handgeschreven lettertype’ schrijft

En voor iedereen die zich afvraagt of elektronische handtekeningen getypt kunnen worden, het antwoord is ‘ja’. Zolang bedrijven op een of andere manier kunnen bewijzen dat de persoon die zijn naam aan een document toevoegt, is wie hij zegt dat hij is, dan geldt een getypte naam als een wettelijk bindende handtekening. 

Tijd om te digitaliseren

Steeds meer bedrijven beginnen de voordelen van droge handtekeningen in te zien. Naast kostenbesparingen kunnen droge handtekeningen enorme workflowvoordelen opleveren en het hele contractproces stroomlijnen en zelfs automatiseren. Volgens recent onderzoek duurt bij 65% van de in de VS gevestigde bedrijven die pen en papier gebruiken om fysieke handtekeningen te verzamelen, het werkproces een hele dag langer dan als ze een droge handtekening zouden gebruiken.

Een ander voordeel van het gebruik van e-handtekeningen is dat het een verkleining van de ecologische voetafdruk oplevert doordat er minder papier en inkt wordt verspild, wat een enorme bijdrage aan duurzaamheid kan betekenen. Droge handtekeningen kunnen ook het aantal menselijke fouten in het contractproces verminderen, en de efficiëntie verhogen. 

Meer dan alleen een handtekening

Wanneer bedrijven een afweging maken tussen een elektronische handtekening en een fysieke handtekening, moeten ze niet vergeten dat e-handtekeningen deel uitmaken van een voortdurende evolutie in de wereld van het ondertekenen van documenten. Ze stellen bedrijven in staat om elke stap van het ondertekeningsproces te versnellen, de kosten te verlagen, hun ecologische voetafdruk te verkleinen en overeenkomsten sneller dan ooit af te ronden - terwijl ze helemaal voldoen aan de nieuwste wettelijke eisen. Het is moeilijk om dat allemaal te bereiken met pen en papier.