11 voordelen van overstappen naar elektronisch ondertekenen

Er zitten veel voordelen aan elektronische handtekeningen. Naast verbeterde features voor veiligheid en naleving, bespaart het gebruik van elektronische handtekeningen tijd en geld, verbetert het de klantervaringen en is het goed voor het milieu. 

Vandaag gaan we dieper in op de 11 voordelen die het elektronisch ondertekenen met zich meebrengt en kijken we naar de zakelijke uitdagingen die ermee worden opgelost. 

11 voordelen van software voor elektronisch ondertekenen

1. Bespaart tijd
2. Bespaart geld
3. Verhoogt productiviteit
4. Vergroot veiligheid en verkleint risico’s
5. Vergroot het gemak
6. Verbetert klantervaringen en vergroot loyaliteit
7. Vergroot mobiliteit
8. Bespaart middelen
9. Houdt de workflow bij
10. Zorgt voor het legen van archieven
11. Zorgt voor naleving van regels

1. Bespaart tijd

Eén van de meest opvallende voordelen van elektronisch ondertekenen is tijdsbesparing. Je hoeft niet meer persoonlijk met iemand af te spreken of documenten heen en weer te sturen. Je kunt eenvoudig een link sturen waardoor de doorlooptijd van het ondertekenen van documenten aanzienlijk wordt verkort. 

Als fysieke documenten kwijt zijn geraakt, moet het hele ondertekenproces opnieuw worden gedaan waardoor de kans op wettelijke aansprakelijkheid toeneemt. Een document kan binnen enkele seconden worden voorzien van een digitale handtekening en worden geretourneerd. Dit zorgt ervoor dat je als bedrijf beter kunt inschatten wanneer een project is voltooid. 

Leuk weetje: Bedrijven verkorten met Sign de doorlooptijd van het ondertekenen gemiddeld met 7 dagen.

2. Bespaart Geld

Tijd- en geldbesparing gaan hand in hand. Ieder succesvol bedrijf streeft ernaar om de kosten te reduceren en het automatiseren van processen is een eenvoudige manier om geld te besparen en om de ROI te verhogen. Daar komt nog bij dat er niet meer hoeft te worden geprint, verpakt en verscheept. Dat levert extra besparingen op die je bedrijfsresultaten kunnen verbeteren. 

3. Verhoogt Productiviteit

Als medewerkers hun tijd kunnen gebruiken om zich te focussen op complexe taken in plaats van op routinematige, herhalende taken, zullen de productiviteit en werknemerstevredenheid stijgen. 

Dankzij het gebruik van de technologie voor elektronisch ondertekenen kan je bedrijfstaken die elektronisch zeer efficiënt kunnen worden afgehandeld, bij medewerkers weghalen.

4. Vergroot veiligheid en verkleint risico’s

Is het gebruik van digitale handtekeningen veilig? Het antwoord is ja. Dat komt hierdoor: 

• Digitale handtekeningen zijn rechtsgeldig en moeilijk te vervalsen waardoor ze veiliger zijn dan geschreven handtekeningen. 
• Digitale handtekeningen gaan meestal vergezeld van een digitaal spoor van e-mails, documenten en kopieën van contracten waardoor ze eenvoudig te verifiëren zijn.
• Software voor digitale handtekeningen kan zelfs de kleinste wijziging detecteren waardoor het gebruik ervan veiliger is dan geschreven handtekeningen.
• Papieren documenten kunnen kwijtraken, gestolen worden of beschadigen.
• Het gebruik van software voor elektronisch ondertekenen zorgt ervoor dat vereiste handtekeningen niet meer per ongeluk kunnen ontbreken.
• Zonder toestemming hebben derden geen toegang tot de elektronische documenten.
• Digitaal ondertekende documenten zijn gelabeld met informatie zoals de identiteit en locatie van de ondertekenaar en de tijd van ondertekening. 
• Digitale handtekeningen kunnen nog extra worden beschermd met biometrische authenticatiemethodes en wachtwoorden.

5. Vergroot het gemak

Producten voor elektronisch ondertekenen zoals Sign zijn handig en toegankelijk, zelfs voor gebruikers die niet technisch onderlegd zijn. Of je nu zendt of ontvangt, het ondertekenproces is intuïtief en eenvoudig. Als je kunt omgaan met e-mail en een paar buttons kunt aanklikken is het digitaal ondertekenen van documenten kinderspel.

6. Verbetert klantervaringen en vergroot loyaliteit

Onderteken overal en op ieder moment! Op een mobiel apparaat of een desktop, op kantoor of in een strandhut; met elektronisch ondertekenen krijg je real-time toegang tot documenten en versnel je het ondertekenproces zonder te hoeven printen of scannen. Gelukkige klanten zijn loyale klanten die jouw bedrijf kunnen steunen en promoten.

7. Vergroot mobiliteit

Werken jouw medewerkers voor een groot deel mobiel? Het elektronisch versturen van documenten, overal en op ieder moment, vergroot je bereik. Bovendien versnel je de doorlooptijd en vergroot je het klantgemak ermee. 

8. Bespaart middelen

Als je fysieke of ‘natte’ handtekeningen gebruikt, moeten zowel de verzenders als de ontvangers de documenten meerdere keren printen en scannen, waarbij nodeloos veel papier en inkt wordt gebruikt. Papierloze kantoren dragen bij aan het milieu en zijn goed voor je budget. 

9. Houdt de Workflow bij

Is het document ontvangen, online ondertekend of goedgekeurd? Door de workflow te volgen kun je met een paar klikken precies zien wat de status van het document is.

10. Zorgt voor het legen van archieven

Heb je nog steeds een pakhuis vol papieren documenten dat waardevolle ruimte inneemt op kantoor? Het is nog altijd verplicht om documenten gedurende een bepaalde tijd te bewaren, maar nieuwe documenten die digitaal zijn ondertekend nemen geen ruimte in. Geen uitpuilende kasten vol papieren meer – hoera! 

11. Zorgt voor het legen van je archieven

Bij alle zakelijke transacties moet je voldoen aan de regelgeving. Het uitzoeken van alle papieren die nodig zijn om te voldoen aan de regels, kan voor problemen zorgen als je wordt gecontroleerd. Het is van groot belang dat alle documenten intact zijn om rechtszaken en boetes te vermijden. De versleutelingstechnologie die wordt gebruikt bij het elektronisch ondertekenen zorgt ervoor dat de documenten veilig zijn en dat bij het ondertekenen de wetten en regelgeving worden nageleefd.

3 niveaus van elektronisch ondertekenen

Laten we nog eens kijken naar de 3 verschillende soorten digitale handtekeningen: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. 

1. Eenvoudige digitale handtekening

Een eenvoudige elektronische ondertekening (bijvoorbeeld “Ik ben geen robot”) hoeft niet te lijken op een handgeschreven handtekening. Het is goedkoop en eenvoudig in gebruik maar het is ook makkelijk te betwisten voor de rechtbank en fraudegevoelig.

2. Geavanceerde digitale handtekening 

Sign maakt gebruik van geavanceerde digitale handtekeningen. Dit is het soort handtekening dat online in de meeste gevallen wordt gebruikt. Hierbij is vereist dat de handtekening uniek is voor de betreffende ondertekenaar en dus alleen door die persoon kan worden gebruikt (bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot een bankaccount of telefoonnummer). Het gebruik van encryptie en digitale handtekeningen beschermt data tegen toekomstige wijzigingen.

3. Gekwalificeerde digitale handtekening

Om een gekwalificeerde digitale handtekening te creëren is speciale technologie vereist. Daarnaast moet iedere ondertekenaar zich identificeren via een specifieke dienstverlener. Deze methode van ondertekenen is heel veilig, maar kost behoorlijk wat, waardoor het voor de meeste bedrijven niet praktisch is. De gekwalificeerde digitale handtekening kan dus het best worden ingezet bij overeenkomsten met een hoge waarde of een groot risico zoals eigendomsaktes of de overdracht van onroerend goed. 

Ben je klaar voor Elektronisch Ondertekenen? Ontdek Sign van CM.com 

Sign biedt features die bij andere producten voor digitale handtekeningen ontbreken:

• Intern gehost: Sign wordt intern gehost. Dit in tegenstelling tot de meeste andere aanbieders van elektronisch ondertekenen die gebruikmaken van een openbare cloud.
• Onbeperkt aantal gebruikers en API: Veel concurrenten vragen een vergoeding voor extra gebruikers. 
• Meerdere handtekeningen: De prijs voor het ondertekenen van het document wijzigt niet, ongeacht het aantal handtekeningen. 
• Overal beschikbaar: Er is geen speciale software of hardware nodig.
• No sign, no pay: Klanten betalen alleen voor volledig ondertekende documenten. 
• Kies je eigen kanaal: Je kunt de ondertekenverzoeken versturen via sms, e-mail of WhatsApp Business Solution.
• Twee-factor-authenticatie: Integratie 2FA via sms of voice.
• 24/7 bereikbaar: Er is altijd support beschikbaar. 
• Voeg verificatiemethodes toe: Kies uit verschillende opties zoals OTP via sms.
• Authenticiteit is gecertificeerd: Bij ieder Sign-document zit een uniek certificaat gevoegd dat de authenticiteit van een ondertekend document bewijst.