Een contractondertekening in de kinderopvang is een belangrijke procedure waarvan je als ouder en als kinderopvangcentrum wilt dat het zo eenvoudig en foutloos mogelijk gebeurt. Zeker omdat de Belastingdienst hier bovenop zit, willen organisaties en ouders hun administratie goed geregeld hebben. CM.com probeert met de digitale ondertekentool Sign en softwarepartner KindPlanner de markt daarin te voorzien. Een tevreden gebruiker is kinderopvang Zien. Zij maken gebruik van Sign via KindPlanner voor het hele ondertekenproces van inschrijving tot facturatie.
Nicole Albers, Operationeel directeur bij kinderopvang Zien en moeder van drie kinderen, gelooft in kwalitatief goede opvang, maar ook in een efficiënte administratie voor zowel organisatie als ouders. “Digitaal ondertekenen past bij de tijd en we willen dat ouders het contract ondertekenen wanneer en waar zij dat willen. Voor ons is het van belang dat we zicht houden op de status van contracten en ondertekenen. Sign voorziet daar goed in,” vertelt Nicole.
Als voormalige oprichters en eigenaren van kinderdagverblijf KITS in Groningen neemt Nicole samen met haar zakelijk partner Byung Oberink, een rugzak vol kennis en ervaring mee. In 2020 zijn zij Kinderopvang Zien gestart met nieuwe energie en ideeen. Inmiddels heeft zien vestigingen in Haren, Slochteren, Roden en Heerenveen.
Nicole vertelt: “Met onze ruime ervaring, nieuwe energie en enthousiasme willen wij onze visie de komende jaren samenbrengen in een mooie kinderopvangorganisatie. Met een aantal gerichte overnames creeeren we ruimte om blijvend te kunnen investeren in de kwaliteit van onze medewerkers, de inrichting, het aanbod en de organisatie. Onze belofte is: de beste medewerkers voor de beste zorg voor de kinderen.
“Bij onze vorige onderneming maakten we nog geen gebruik van KindPlanner en Sign, en moesten we contracten eerst printen en opsturen naar ouders die dat dan weer getekend terugstuurden of langsbrachten. Dat proces hielden we bij in een lijst. Zo zagen we wie er getekend had en wat de status was van de contracten en facturatie. Dat was erg omslachtig. Toen we weer van plan waren een kinderopvangorganisatie op te zetten, hebben we verschillende softwareleveranciers bekeken. We kozen uiteindelijk voor KindPlanner, zeker omdat zij Sign aanboden” aldus Nicole. Voorheen was het mogelijk dat 1 ouder het kinderopvangcontract kon tekenen. Later kwam de mogelijkheid beide ouders digitaal te laten tekenen. “Hiermee voorkomen we langlopende discussies over betaalachterstanden en betalingsverantwoordelijkheden,” licht Nicole toe.
Dankzij KindPlanner, softwarepartner van CM.com kunnen alle contracten van Zien digitaal worden ondertekend en beheerd. KindPlanner is gestart in 2012 en gevestigd in Leiden. “Onze software wordt ontwikkeld in eigen beheer en bevindt zich volledig in de cloud. Vanuit kinderopvangorganisaties is de vraag naar Sign erg groot,” zegt Monique Bout, Business Development Manager bij KindPlanner. Binnen KindPlanner heeft Monique contact met bestaande klanten, doet acquisitie, buigt zich over nieuwe features en ontwikkelingen en houdt zich bezig met de implementatie.
“Vanuit Kindplanner heeft men goed zicht op het gehele proces van de status van een registratie tot aan de facturatie. Heeft de ouder ondertekend? Is er een herinnering verstuurd en naar welke ouder? Het scheelt de administratie een hoop tijd nu dit is geautomatiseerd,” vertelt Monique. “Voorheen werkten we met lijstjes, vinkjes, enveloppen en postzegels. Dat kost veel tijd en in de loop van de dag worden bepaalde zaken dan toch weer vergeten, je staat zo open voor menselijke fouten. En je wilt voorkomen dat een contract niet ondertekend is. Tekenen met Sign via KindPlanner is minder foutgevoelig,” voegt Nicole toe.
“Bij KindPlanner werken we digitaal en kunnen ouders digitaal ondertekenen. Het voordeel van werken met workflows, timestamps en logs is dat we in een ondertekenproces precies weten wat er gebeurt en wie er verantwoordelijk voor is. Dat zien we ook terug in het audit report, dat daardoor rechtsgeldig wordt. De status van een contract houden we goed in de gaten,” vertelt Nicole. Digitaal ondertekenen is een belangrijke voorwaarde in de kinderopvangmarkt. “Kinderopvangcentra kennen de voordelen van digitaal ondertekenen en Sign en vragen er bewust om,” voegt Monique toe.
Het implementeren en inrichten van KindPlanner met Sign ging bij Zien snel en vlekkeloos. “We hebben Sign eerst in onze testomgeving geprobeerd. Vervolgens hebben we het getest met grotere klanten van KindPlanner en bekeken of ze dit nuttig vonden. Al snel waren ze overtuigd en konden we Sign binnen KindPlanner uitleveren aan andere klanten. Het werkt gebruiksvriendelijk en eenvoudig. De programmeurs van de verschillende partijen waren ook snel op een lijn en we kunnen snel schakelen met kinderopvangcentra zoals Zien, aldus Monique.
Bedrijven en organisaties die veel werken met contracten doen hun voordeel met digitale ondertekeningen. “We raden het kinderopvangorganisaties aan. Het vermindert de kans op fouten en is gebruiksvriendelijk voor ouders. Zodra de backoffice goed is ingericht is ook de administratie duidelijk en de status van contracten via KindPlanner helder,” vertelt Nicole.
Wil je weten hoe jij Sign succesvol kan inzetten? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op!
Neem contact met ons opMeer over SignSelect a region to show relevant information. This may change the language.
+32 (0) 2 255 66 11
