Van 12 tot 15 september 2019 vindt de 100e editie van het goldtoernooi KLM Open ('Dutch Open') plaats. Met zo’n 45.000 bezoekers moeten ticketverkoop en toegangscontrole vlekkeloos verlopen.
Wij spraken hierover met Demi Schreuder, Projectmanager bij TIG Sports, al 16 jaar organisator van het KLM Open. Met hun innovatieve aanpak, mag niets een geslaagd golfevenement nog in de weg staan.
Sportmarketingbureau TIG Sports is gespecialiseerd in het creëren, vernieuwen en organiseren van grootschalige internationale sportevenementen. Als organisator en mede-eigenaar van het KLM Open regelt TIG Sports de gehele productie van dit grootschalige golfevenement. Van het opbouwen van het evenemententerrein, tot en met hospitality en finance. Voor ticketing maakt TIG Sports al enkele jaren gebruik van de software van EventsIT. Vorig jaar is EventsIT overgenomen door CM.com. Hierdoor wordt de aankoopervaring voor een sportevenement verder verrijkt met een makkelijker aankoopproces en relevante communicatie richting de bezoeker.
Demi: “We hebben bij CM.com nog steeds dezelfde contactpersoon als bij EventsIT, Patrick van Sevenbergen. Dat is prettig. Een groot voordeel van de overname is dat er bij CM.com veel developers zitten. Als ik een verzoek heb, zijn er meer mensen die er wat mee kunnen. Dus het antwoord is vaker ja. En het gaat gewoon ook stukken sneller.” Dat is mooi, want TIG Sports gaat niet voor de standaard oplossing. “Het moet zo makkelijk mogelijk zijn voor bezoekers om kaartjes te bestellen. Binnen een minuut je kaartjes kunnen hebben, dat was het streven.” En door enkele slimme keuzes, zoals het weglaten van de login-procedure, kan dit nu zelfs binnen 30 seconden.
Ticketverkoop voor het KLM Open moet laagdrempelig zijn. Om te beginnen moet de ticketshop door TIG Sports makkelijk in te richten zijn, volledig volgens branding van het KLM Open. Maar zeker ook aan de kant van de consument moet ticketverkoop zo makkelijk mogelijk zijn. In 3-stappen een kaartje kopen, daar gaat het om. Bij veel ticketshops moeten bezoekers een account aanmaken. Bij de KLM Open zijn deze en andere onnodige stappen verwijderd.
Demi: “We wilden het proces versnellen en zo conversie verhogen. Als het makkelijker is om je kaartje te kopen, zullen meer mensen dat ook doorzetten. De login zorgde toch nog voor veel uitstappers. Dus is die stap verwijderd.”
Een wachtwoord voor een account dat je één keer per jaar gebruikt moeten onthouden, is niet bepaald gebruiksvriendelijk. In plaats daarvan stuurt TIG Sports iedereen die vorig jaar het KLM Open heeft bezocht een uitnodiging om het evenement opnieuw te bezoeken. Via een persoonlijke URL komen geïnteresseerden in de ticketshop waar alle bekende gegevens vooraf zijn ingevuld. Dit zijn bijvoorbeeld naam en e-mailadres. Ook het aantal tickets dat vorig jaar is besteld, wordt vooraf ingevuld. De consument kan vervolgens de gegevens controleren, wijzigen en de tickets kopen.
Patrick: “Wij zijn geen marketeers, maar door onze ervaring weten we de ticketverkoop zo in te richten dat er van conversiekillers geen sprake is. Samen met een innovatieve speler als TIG Sports, die de markt als geen ander kent, is het KLM Open een prachtig evenement om te laten zien wat er allemaal mogelijk is.”
In een bevestigingsmail vanuit onze Email Campaigns tool ontvangt de koper zijn ticket(s). Hierbij wordt uiteraard rekening gehouden met de rol die mobiel speelt voor de consument. Als hij de tickets op zijn telefoon opent, openen deze als mobile tickets. Opent hij de mail via Desktop, dan worden ze als printbare PDF getoond. “Zo wordt door TIG Sports slim ingespeeld op de wensen van de moderne consument”, zegt Patrick. Demi: “Ook ontvangt de koper een dag voor het evenement een e-mail met de laatste informatie. Zo heeft de bezoeker altijd de meest actuele informatie bij de hand.”
Op de dag van het evenement wordt ook de toegangscontrole door CM.com software gefaciliteerd. Met zulke bezoekersaantallen, moet dit vlekkeloos verlopen, zeker op de piekmomenten. Demi:” Zeker op vrijdag- en zondagochtend hebben we grote aantallen te verwerken. Dit jaar verwachten we, vanwege de 100e editie, bovendien meer bezoekers dan normaal.” Voor de toegangscontrole gebruikt TIG Sports onze scansoftware. Door de app te downloaden op de mobiele telefoon, kunnen de hostesses – volledig in stijl zijn dit KLM stewardessen en ING medewerkers– de mobiele toegangstickets scannen, controleren en de persoon correct toegang verlenen.
“Maar uiteraard kunnen ook geprinte tickets daarmee gescand worden”, voegt Patrick daaraan toe. Met de data die daaruit komt, kan TIG Sports bovendien weer voldoen aan de eisen van gemeente en veiligheidsdiensten om inzicht te geven in actuele bezoekersaantallen.
Omdat tijdens het aankoopproces ook het mobiele nummer wordt opgevraagd, heeft TIG Sports de mogelijkheid om bezoekers in aanloop naar en tijdens het event ook via mobiel te benaderen met updates en belangrijke informatie. Hiermee blijft de organisatie door ons in contact met de bezoeker tussen het moment van aankoop en het evenement zelf. Demi: “Zo is het idee om, als een ticket ergens wordt gescand, via SMS een bericht wordt gestuurd naar de bezoeker met bijvoorbeeld de laatste updates, tussenstanden of de aankondiging van entertainment. En zo zijn er nog meer ideeën voor leuke campagnes tijdens het evenement.” Maar dat gaan we nu nog niet allemaal prijsgeven.
Voor grote evenementen leveren wij dé combinatie van mobiele communicatie, ticketing, data, mobiele betalingen en eventservices.
CM.com is één van de hoofdsponsors van de Dutch Grand Prix (DGP), en zal ook hier als technology partner naast relevante communicatie richting de bezoeker ook het hele ticketingproces verzorgen.
Eind dit jaar zal TIG Sports ook de Invictus games 2020 in Nederland organiseren. Ook hier zal CM.com de ticketverkoop faciliteren.
Select a region to show relevant information. This may change the language.
+32 (0) 2 255 66 11
