Waar tot voor kort cash nog de meest gangbare betaalmethode was in de tientallen kraampjes, stapte Kwaku over op een volledig pin-only evenement. Kwaku had al ervaring met cashless betaalsystemen, maar om efficiëntie te vergroten, kozen ze voor een alles-in-één-partnerschap met CM.com voor ticketverkoop en betalingen.
De oorsprong van Kwaku is anders dan veel andere festivals. Toen in 1975 Suriname onafhankelijk werd, trokken veel Surinamers naar Nederland. “In de zomervakantie gingen ze niet met een tentje naar Frankrijk, maar zochten ze elkaar op,” legt Frans de Vries uit. Hij is, samen met 3 collega’s, directeur-partner bij Kwaku. “Samen eten, drinken en wedstrijdjes spelen, dat was belangrijk. Die voetbalcompetitie voor de kinderen werd groter en mensen begonnen eten te verkopen uit hun kofferbak.” In die bijna 50 jaar Kwaku uitgegroeid tot een groot en bekend festival in Amsterdam, “maar de kleine verkopers die iets bij willen verdienen, zijn er nog steeds. We doen heel erg ons best om de gemeenschap betrokken te houden. Participatie en cultuur is nog steeds belangrijk.”
Kwaku wilde met de overstap naar pin only ook de afdracht van elke standhouder eerlijk houden. Zo zitten er geen verschillen meer tussen kleine en grote verkopers. Daarnaast is het steeds gebruikelijker dat je bij grote evenementen alleen met pin kunt betalen. Het is makkelijker en veiliger. De omslag kost tijd en Frans heeft het idee dat standhouders eraan wennen. Maar dan is het wel belangrijk dat je werkt met een systeem dat voor iedereen te gebruiken is. “CM.com richtte daarom een gebruiksvriendelijk betaalsysteem in,” vult Rick Janse aan. Rick is Key Accountmanager Music, Artists & Live bij CM.com. Om de omslag naar pin only makkelijker te maken, is voor Kwaku een begrijpelijk betaalsysteem voor de standhouders belangrijk. Rick legt uit hoe CM.com dat voor elkaar krijgt: “elke standhouder krijgt een eigen pinapparaat met een overzichtelijk schermpje. Met een eigen inlog kunnen ze alles doen, van betalingen verwerken tot zien wat ze verdiend hebben. Ook geven we inzicht in wat er verkocht is, zodat ze hun boodschappen voor het volgende weekend daarop kunnen afstemmen. Het is een intuïtief systeem dat zowel voor de grote als de kleine standhouders fijn werkt.”
Naast het gemak voor de standhouder, is ook de koppeling met de organisatie belangrijk. Die heeft inzicht nodig van alle betaalstromen, maar een standhouder hoeft niet te zien wat de buurman doet. “Zo vraagt de ene standhouder voor een bakje bami een tientje, terwijl de ander 11 of 12 euro vraagt.” Dit was een uitdaging, legt Rick uit: “2.600 producten in een betaalsysteem verwerken, dat is een hoop. Ter vergelijking, het is meer dan 10 keer zoveel dan bij de Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix en dat is het grootste event van Nederland. Dan hebben we het nog niet eens over de verschillende standhouders.”
Voor de start testten Rick en het team van CM.com zoveel mogelijk door. “Maar met zoveel producten en flexibiliteit, is niet alles van tevoren goed door te testen.” Tussen 15 juli en 6 augustus van 2023 was het zover. CM.com en de Kwaku-organisatie werkten hard om alle standhouders blij te houden en het systeem te verbeteren. Rick: “Na ieder weekend evalueerden we en identificeerden we verbeterpunten, die we ook gelijk doorvoerden voor het volgende weekend.”
Niet alleen voor het betaalsysteem, ook voor de Kwaku-tickets en alles wat daarbij komt kijken. Al een jaar of 5 verzorgt CM.com de ticketing voor Kwaku. Veel tickets worden aan de kassa verkocht, maar ook online. Daarbij komen nog eens koppelingen met de partners zoals de Amsterdamse stadspas. Het is dus belangrijk om de verschillende geldstromen rondom ticketing op een intuïtieve manier voor de bezoeker beschikbaar te stellen. Frans: “wat ik van CM.com heel fijn vind, ze schakelen continu met ons en pakken dingen direct op. Terugkijkend op de laatste editie, we hebben er veel van geleerd en hebben gaandeweg de weken echt veel uit de mogelijkheden gehaald.”
Waar Kwaku eerder te maken had met verschillende bedrijven die voor ticketing en betaaloplossingen verzorgden, is Frans blij dat alles nu bij CM.com ligt.
“Op die manier kunnen we veel data naast elkaar leggen. Het geeft ons zeker meer duidelijkheid voor een eerlijkere afdracht van standhouders. Maar ook kunnen we zien hoe bezoekers zich over het terrein bewegen. We krijgen inzichten in stromen waardoor we beter met de standhouders kunnen meedenken. Als we zien dat iemand niet goed draait, dan gaan we praten met die standhouder om te kijken of ze bijvoorbeeld beter ergens anders kunnen staan. Zo kunnen we voor elke gemeenschap een mooier festival bieden.”
Frans kijkt uit naar volgend jaar voor een nog mooier festival. "Voor corona waren er zeker 150.000 bezoekers, maar vorig jaar daalde het aantal door vier regenachtige weekends." Rick is enthousiast: "Kom maar op met die anderhalf keer zoveel bezoekers! Samen blijven we groeien en leren."
Wil je weten hoe je de slimme technologie van CM.com kan inzetten voor jouw evenement?
Ontdek meerSelect a region to show relevant information. This may change the language.
+32 (0) 2 255 66 11
