Terug naar blog
Veel aspecten van zakendoen zijn een uitdaging, maar het ondertekenen van documenten zou daar niet bij mogen horen. We hebben allemaal weleens een e-mail ontvangen waarin we werden doorverwezen naar een nodeloos ingewikkeld of slecht ondertekenproces dat ons - in het beste geval - een uur frustratie heeft gekost en - in het slechtste geval - ervoor heeft gezorgd dat we het bedrijf helemaal hebben laten vallen.
Als een van de cruciale contactmomenten die een klant met jouw organisatie heeft, is het van belang dat de ondertekenervaring probleemloos, veilig en snel is. De klant heeft voor jouw merk gekozen, dus nu is het tijd om te beginnen met het opbouwen van die belangrijke loyaliteit. Het probleem van het ondertekenen van een contract of ander document mag nooit op de schouders van de ondertekenaar worden gelegd. Het mag hem nooit hinderen, irriteren, frustreren of vertragen.
In dit blog lees je waarom ondermaatse digitale ondertekening je bedrijf tekort doet en wat je kunt doen om dit te veranderen. Lees verder om te ontdekken hoe je het goed aanpakt.
Waarom ondermaatse digitale ondertekening je bedrijf tekort doet
Hieronder hebben we een aantal van de meestvoorkomende problemen met traditionele ondertekenprocessen op een rij gezet. Daarnaast leggen we uit waarom digitaal ondertekenen de beste keuze is voor ambitieuze, klantgerichte bedrijven.
Zeg vaarwel tegen een slechte ondertekenervaring
Onderhandelen over- en het ondertekenen van een contract is een van de eerste belangrijke interacties die een klant heeft met je merk. Je wilt dat dit vlot, professioneel, naadloos, veilig en eenvoudig verloopt.
Een langdurig en verwarrend ondertekeningsproces leidt waarschijnlijk tot een negatieve reactie en kan bij de ondertekenaar de indruk wekken dat jullie bedrijf geen belang hecht aan een goede klantervaring.
Maar al te vaak slagen bedrijven er niet in om hun ondertekenaars de processen of mogelijkheden voor digitaal ondertekenen uit te leggen. Als, en wanneer, de ondertekenaar er wel achter komt, moet hij regelmatig software installeren of kopen, de documenten afdrukken, ondertekenen, inscannen en terugsturen.
Deze aanpak vraagt veel van de ondertekenaar. Namelijk dat hij beschikt over een printer, inkt, papier en een scanner. Ook wordt ervan uitgegaan dat hij bereid is om verzendkosten te maken en tijd vrij wil maken om naar de brievenbus te gaan.
Bovendien, als je het proces niet eenvoudig voor hem maakt of hem geen keuze biedt (zoals ondertekening via verschillende kanalen), denkt hij dat je hem niet waardeert of niet geeft om zijn tijd.
Het resultaat? Onnodige, frustrerende en tijdrovende hindernissen die waarschijnlijk zullen leiden tot ongelukkige, verwarde ondertekenaars die misschien helemaal niet meer willen tekenen. En dat is het moment waarop je concurrenten in actie komen...
Sign zorgt voor een geweldige klantervaring
Merken willen dat hun klantenervaring zo positief mogelijk is bij elk mogelijk contactmoment. Het digitaliseren van het ondertekeningsproces versnelt processen en vermindert de foutmarge - allemaal binnen een veilige portal die belangrijke gegevens beschermt.
Een integraal onderdeel van het leveren van een geweldige klantervaring is het bieden van keuze. Sign, de digitale ondertekeningstechnologie van CM.com, stelt klanten in staat om documenten te ontvangen en te ondertekenen op elk apparaat, overal ter wereld en via verschillende kanalen, zoals WhatsApp Business Solution, e-mail en SMS. Dit biedt niet alleen meer gemak aan je klant, het verhoogt ook de doorlooptijd en laat zien dat je een digitaal onderlegd merk bent dat gemak en toegankelijkheid hoog in het vaandel heeft staan.
Digitaal ondertekenen heeft een positief effect op ondertekenaars:
- Het is makkelijker.
- Het geeft mensen meer tijd om te besteden aan belangrijkere en zinvollere taken.
- Bovendien voelt- en is het efficiënter en veiliger.
Waarom zou je, in een wereld die deze ervaringen niet altijd biedt, jouw ondertekenaars deze ervaring niet bieden?
De milieu-impact van het met de hand ondertekenen van documenten
De wereldwijde consumptie van pulp en papier zal tussen 2010 en 2060 naar verwachting verdubbelen. Hetzelfde kan worden verwacht voor papierafval. Als je jouw klanten vraagt om overeenkomsten met de hand te ondertekenen, kunnen ze twijfelen aan je visie en houding op het gebied van het milieu. Ook kunnen ze in twijfel trekken of je wel een innovatief, vooruitstrevend bedrijf bent.
Dus waarom zouden we de dagen van fysiek printen en het verzenden van stapels papieren niet tot het verleden laten behoren?
Naast het nakomen van je milieuverantwoordelijkheden, kan deze onzorgvuldige aanpak leiden tot printschaamte bij je ondertekenaars en collega's. Je wilt immers niet bekendstaan als het merk dat niks geeft om duurzaamheid!
Bovendien kan je er niet van uitgaan dat klanten thuis een printer hebben. Volgens Quocirca, een analist van de printerindustrie, daalt de wereldwijde verkoop van printers al enige tijd. Bovendien hebben de gevolgen van de pandemie ertoe geleid dat velen van ons nu meer gewend zijn aan het gebruik van digitale hulpmiddelen, wat ertoe kan leiden dat ook oudere generaties hun thuisprinter wegdoen.
Sign helpt je jouw impact op het milieu te verkleinen
Als het erop aankomt, laat je jouw klanten zien dat je een sterke sociale- en milieu-ethiek hebt en geef je daarmee aan dat je geeft om de wereld waarin je leeft, en om de mensen om je heen. Het laat zien dat je het belang van economische veerkracht begrijpt en tegelijkertijd de negatieve impact minimaliseert die je bedrijf en de mensen om je heen op de planeet hebben. Dit zijn belangrijke waarden die je zeker mag delen. Ze zullen je helpen om vertrouwen en een goede verstandhouding met je klanten op te bouwen.
De eerdergenoemde brancheanalisten, Quocirca, ontdekten dat een van de belangrijkste redenen dat het printvolume is afgenomen, de verschuiving naar het gebruik van veilige technologieën voor elektronische handtekeningen is. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is een integraal onderdeel van de manier waarop klanten een merk ervaren en dit zou zich moeten uitstrekken tot elk contactpunt in de klantervaring - inclusief de tools die je gebruikt.
Als je klanten vertrouwen hebben in het digitale ondertekeningsproces, waarom zou je er dan niet voor kiezen om je milieureputatie op te krikken en je steentje bij te dragen aan het behoud van onze kostbare natuurlijke omgeving?
Sign helpt de veiligheid en de regelnaleving te waarborgen
Als klanten Sign gebruiken, hoeven ze zich geen zorgen te maken over het naleven van hun wettelijke verantwoordelijkheden. Sign voldoet aan eIDAS (EU) en ESIGN Act (VS), wat betekent dat het een veilige manier is voor klanten om online zaken te doen. Alle processen van Sign zijn 100% veilig en juridisch bindend- en, zoals we al eerder zeiden, de klantervaring is ongeëvenaard.
Bovendien raken koeriers en postdiensten dagelijks bergen pakketten kwijt. Het Britse Citizens Advice Bureau meldt zelfs dat alleen al in 2020 meer dan 5 miljoen mensen te maken hebben gehad met een verloren of gestolen pakketje. Stel je dat gênante telefoontje voor aan een klant waarbij je je verontschuldigt, omdat de koerier zijn belangrijke document kwijt is. Dan zie je snel de voordelen in van het minimaliseren van het gebruik van koeriers- of postdiensten. Wanneer je bestanden via een beveiligde digitale server verstuurt, hoef jij je geen zorgen te maken over documenten die zoekraken.
Profiteer vandaag nog van de voordelen van Sign!
Nu we aan het einde van deze blog zijn gekomen, hopen we dat de verstrekte informatie je heeft overtuigd van de vele voordelen van het kiezen voor Sign voor jouw bedrijf. Als je nog een duwtje in de rug nodig hebt, denk dan eens aan de voordelen van handmatige ondertekeningsprocessen voor jou en je klanten. We horen het graag als je iets te binnen schiet!
