Wat is een interne kennisbank-chatbot?

Een chatbot die je als databank gebruikt, zorgt ervoor dat je alle interne bedrijfsinformatie op één plek beschikbaar hebt. Niet alleen voor je klantenserviceteam, maar voor het hele bedrijf. Deze dynamische kennisbank kan worden bijgewerkt door productexperts en klantenservicemedewerkers, zodat iedereen, altijd en overal de beste mogelijke antwoorden kan geven. De kennis is gebaseerd op de input van je klantgerichte chatbot en wordt continu geoptimaliseerd. 

Wat zijn de voordelen van een chatbot als interne kennisbank?

Een kennisbank chatbot kan werknemers ondersteunen op een manier die mensen niet kunnen; toegang tot kennis vanuit iedere medewerker en iedere afdeling. Enkele van de voordelen zijn:

• Een knowledge base chatbot verhoogt de efficiëntie voor nieuwe én ervaren medewerkers.
• Het helpt teams snel de juiste antwoorden te vinden.
• Het geeft een consistente klantervaring.

Hoe gebruik je een interne Knowledge Base Chatbot?

Een chatbot als interne kennisbank is handig voor veel processen en afdelingen. We geven je een paar voorbeelden:

Interne processen

Een chatbot kan slimmer zijn dan interne systemen. Een dynamische kennisbank kan namelijk legacysystemen verbeteren. Gebruik het als dé bron voor je medewerkers en doorbreek hiermee silo’s. Zet het in als dé single source of truth. Je verbetert hiermee de ervaring van je medewerkers, en daarmee ook die van je klanten. Want een medewerker kan vanuit een systeem zoeken naar een antwoord, iets controleren, of instructies opzoeken over hoe ze iets moeten doen. Dit geeft altijd het beste én hetzelfde antwoord, voor zowel je medewerker als voor je klant.

Klantenservice

Gegevens opzoeken in verschillende systemen is geschiedenis. Met deze chatbot heb je alle kennis bij de hand. Zorg ervoor dat je bedrijf alle inhoud van de kennisbank altijd up-to-date houdt, en je bot zal altijd het juiste antwoord geven aan je personeel. En je gebruikt dezelfde database als de chatbot voor je klanten. Klanten krijgen dus altijd hetzelfde antwoord, of dit nu van de chatbot, of van een klantenservicemedewerker komt. Dit zorgt opnieuw voor een consistente klantervaring.

Kennisuitwisseling tussen verschillende afdelingen

Een dynamische kennisbank kan ook de samenwerking tussen teams verbeteren. Geef medewerkers van verschillende afdelingen één plek om alle informatie te vinden, te delen en bij te werken. Hiermee verbeter je de zichtbaarheid van wat andere teams doen. Dit leidt tot meer begrip, betere samenwerkingen en nieuwe perspectieven. 

HR & Onboarding

Je chatbot kan naast externe informatie ook waardevolle interne informatie voor je werknemers bevatten. Door af te stappen van een papieren personeelshandboek, kan al je personeel (jong en oud) altijd en overal vinden wat ze zoeken. Nieuwe medewerkers weten nog niet zo veel als diegenen die er langer zitten, maar met een dynamische kennisbank hebben ze hun vragen zo beantwoord. Handig voor het onboardingsproces.

Voorbeelden van interne kennisbank-chatbots

Veel van onze klanten gebruiken Conversational AI Cloud om een chatbot te bouwen voor interne doeleinden. Lees de ervaringen van Vattenfall en VIVID:

Aan de slag met een dynamische interne kennisbank

De beste manier om te beginnen is om uit te zoeken wat je klanten op dit moment vragen. Gebruik je al een chatbot? Bekijk die gesprekken. Vraag het anders aan je klantenserviceteam. De eerste stap is het opbouwen van je kennisbank. Welke informatie moet er sowieso in? Laat iedereen erin werken, en continu updaten - zo heb je altijd de meest actuele informatie erin.

Met Conversational AI Cloud kun je je eigen interne kennisbank chatbot bouwen. Je kunt dezelfde database gebruiken die je consumer-facing chatbot gebruikt.