Na twee uitgestelde edities, was het dan eindelijk zover. Invictus Games The Hague 2020 vond voor het eerst plaats op Nederlandse bodem. CM.com hielp met ticketing, marketingsoftware en de event-app. Zo werd deze eenmalige en bijzondere gebeurtenis met bijna 100.000 bezoekers een succes.
TIG Sports en CM.com werkten al vaker samen voor andere events, zoals Olympic Festival en Dutch Open. Door de goede samenwerking greeg CM.com de kans om ook voor de Invictus Games The Hague 2020 de ticketing te verzorgen. Dit keer waren er alleen extra uitdagingen, want hoe zat het met de mensen die voor 2020 een ticket hadden gekocht? Hoe benader je mensen uit elf verschillende landen? En hoe communiceer je met verschillende soorten bezoekers zoals friends en family, sponsoren en reguliere bezoekers? CM.com bood hiervoor drie oplossingen; ticketing, marketingsoftware en de event-app.
De entreetickets van Invictus Games The Hague 2020 waren heel divers; speciale tickets voor friends & family, veteranen, sponsoren, gastenlijstbezoekers etc. Daarnaast hadden sommige bezoekers al een ticket voor de 2020-editie, en moest dit worden opgeschoven Dit werd eenvoudig opgelost door deze bezoekers per e-mail te informeren dat ze hun ticket konden omzetten. Hier was een aparte communicatieflow voor opgezet. Tegelijkertijd konden nieuwe geïnteresseerden natuurlijk nieuwe tickets kopen in de shop.
Bij het kopen of omzetten van de tickets begon de voorpret al. De shop is namelijk helemaal te customizen. Zo kon de bezoeker kiezen in welke taal ze wilden kopen, en was de shop compleet in de huisstijl van Invictus Games The Hague 2020. “Het voordeel van een look en feel in de huisstijl van het evenement, is dat mensen al bij die eerste touchpoint dan al in de vibe van het evenement komen,” vertelt Quinty ter Haar, Ticketing Manager bij TIG Sports.
Na de aankoop van het ticket stopte het niet met. Roy van Damme, Marketing & Communication Specialist bij TIG Sports: “Dankzij Mobile Marketing Cloud konden we de hele beleving van de bezoeker verbeteren door middel van relevante en persoonlijke communicatie per mail en SMS voor en na het evenement Dit waren bijvoorbeeld winacties, maar ook handige informatie zoals een herinnering op de dag zelf dat ze hun ID niet moesten vergeten. Door deze voorbereiding hing er een heel relaxte sfeer op het terrein was iedereen voorbereid op de strenge controle."
Naast een ontspannen sfeer ontving de organisatie ook veel complimenten over de mobiele communicatie. Florence, Social Media Manager bij TIG Sports “De hele beleving van de bezoeker wordt verbeterd. Standaard ontvangen bezoekers een e-mail voordat ze naar een evenement gaan, maar we krijgen juist echt heel positieve reacties als ze dan ineens een SMS-bericht krijgen. We zien dat die hele experience rondom het evenement wordt verbeterd. Deze begint nu al vanuit huis en niet pas vanaf het moment dat je er bent.” Deze resultaten kwamen onder andere uit een enquete die vlak na het event per SMS werd verstuurd. Hierdoor zag de organisatie dat er veel meer respons op kwam dan normaal gesproken wanneer deze twee dagen later per mail wordt gestuurd.
Zonder sponsoren zou het evenement niet plaatsvinden, hier werd dus ook extra aandacht aan besteed. Elke sponsor had uiteraard recht op een aantal tickets die ze flexibel willen verdelen gedurende het jaar zonder afhankelijk te zijn van de organisatie om deze toe te wijzen. Om dit efficiënt te faciliteren maakte zij gebruik van de Guest Manager. In dit systeem heeft elke sponsor een eigen omgeving waar hij eenvoudig tickets kan toewijzen, herverdelen en annuleren.
Daarnaast werden er ook aparte communicatieflows opgesteld gedurende het event: "Alle partners en sponsoren kregen speciale updates via SMS. De SMS linkte naar een speciale Pages-pagina met de highlights van die dag, mediacijfers, foto’s en video en informatie. Een hele makkelijke manier om snel een update te krijgen. Hierop kregen we hele positieve reacties.”
Op het event zelf bleef Invictus Games The Hague 2020 met hun bezoekers in contact via de event-app van Appmiral, vooraf werden bezoekers enthousiast gemaakt om die te downloaden om leuke updates te ontvangen. Ook was het ontzettend handig, want met de app hadden ze alles gecentraliseerd en binnen handbereik: "De ticketwallet, bijvoorbeeld, zorgt ervoor dat je niet je e-mail hoeft te openen om je ticket te laten scannen. En bezoekers hoeven niet op zoek te gaan naar borden met een plattegrond, maar kunnen makkelijk in Appmiral kijken waar ze zijn, of waar ze naartoe moeten."
Tijdens het evenement heeft TIG veel gebruik gemaakt van push-meldingen om in verbinding te blijven met bezoekers. Roy: “We stuurden pushmeldingen uit aan de hand van bepaalde voorkeuren, bijvoorbeeld wanneer iemand zijn favoriete sporter zou starten." Ook werd er gebruik gemaakt van geo-fencing, om aan de hand van locatie gerichte berichten uit te sturen: "Bijvoorbeeld wanneer iemand langs merchandise liep, kreeg hij een kortingscode. Maar we konden hierdoor ook makkelijk bezoekersstromen reguleren, bijvoorbeeld wanneer een bepaalde artiest ging optreden stuurde we iedereen bij de bar een herinnering. Je zag dan ook daadwerkelijk verschuivingen op het terrein."
Software leveren is één, maar meedenken en helpen is een tweede. Florence: “De samenwerking was heel fijn. CM.com was echt een sparringpartner, en stonden meteen klaar als ik een app stuurde of belde. Als ik bijvoorbeeld iets wilde wat niet kon, dan kreeg ik niet een nee’, maar dachten ze goed met me mee hoe ik het dan wel kon aanpakken."
Ook op het event was er hulp. Quinty: “Op het evenement zelf waren collega’s van CM.com elke dag aanwezig om te helpen met de scanning software – alles was dan ook goed geïnstalleerd. Ik dacht dat daar problemen zouden komen, maar door de hulp is het allemaal heel soepel gelopen."
Invictus Games The Hague 2020 was een eenmalig event en komt helaas niet nog een keer naar Nederland. Maar dat betekent niet dat het hier is afgelopen. TIG Sports focust zich nu op het volgende event: Formula 1 Heineken Dutch Grand Prix. Daar zijn ze nu al druk mee bezig – natuurlijk weer samen met CM.com!
Wil je weten hoe CM.com's oplossingen jouw evenement kunnen helpen? Ons enthousiaste team staat klaar om met je mee te denken!
Ontdek meer voor sportNeem contact op
Select a region to show relevant information. This may change the language.
