In een oververhitte huizenmarkt moeten makelaars snel schakelen om kopers en verkopers van woningen zo goed en zo snel mogelijk te helpen. Om processen te versnellen en klantervaringen te verbeteren, hebben softwareleverancier Kolibri en CM.com de krachten gebundeld. Met de volledige integratie van Sign in Kolibri kunnen makelaars nu razendsnel en geheel rechtsgeldig overeenkomsten opmaken, versturen en digitaal laten ondertekenen door klanten. “Het gebruik van Sign is heel transparant en eenvoudig. Er zijn geen verborgen kosten, de klant betaalt naar gebruik,” aldus Sam Thieme, manager sales/partnerships van Kolibri.
Bart-Jan Mutters, mede-eigenaar van Mutters Makelaars in Leerdam beaamt het bovenstaande: “Bij veel andere aanbieders moeten er maandelijks een aantal tokens ingekocht worden. Dat maakt het verbruik en de betaling erg onoverzichtelijk. Doordat de digitale handtekening via Sign rechtsgeldig is, vervalt ook de discussie met de notaris hierover en kunnen we snel schakelen.”
Het kantoor Mutters Makelaars in Leerdam bestaat uit drie makelaars en een medewerkster binnendienst. Mutters werkte eerder in de automatisering bij Pararius en zijn kantoor maakt al geruime tijd gebruik van Kolibri. “We gebruiken bijna het volledige spectrum van Kolibri. De koppeling met Sign was een welkome toevoeging,” aldus Mutters.
“Kolibri is in januari live gegaan met Sign. Eind vorig jaar bracht ons development team de koppeling met de API tot stand. Diezelfde dag ging Mutters Makelaars overstag en voegde Sign toe aan het pakket,” zegt Thieme.
“We gebruiken Sign nu twee maanden elke dag en de meerwaarde is direct zichtbaar,” voegt Mutters toe. De gemiddelde ondertekentijd is enorm afgenomen. Door corona was het soms ook een heel gepuzzel om alle partijen op hetzelfde moment bij elkaar aan tafel te krijgen voor een ondertekening. Maar de vraag naar digitaal ondertekenen speelde daarvoor al.
“Kolibri biedt makelaars een compleet pakket voor kantoorautomatisering. Met de komst van corona is het helemaal opportuun om fysiek contact te voorkomen. Makelaars hebben efficiency en digitaal ondertekenen hoog op de lijst staan. We bieden makelaars verschillende pakketten en opties aan afhankelijk van hun integratiewensen. Wat betreft de API heeft Sign een goede interface; soepel en gebruiksvriendelijk,” vertelt Thieme. “Voor Sign werkten we al met een ander digitaal ondertekenprogramma, maar dat had geen koppeling met Kolibri waardoor we dit proces niet volledig konden automatiseren,” vertelt Mutters.
Mutters wijst erop dat volledige integratie belangrijk is: “Bij gebrek aan de koppeling waren we soms wel 20 minuten bezig om een koopovereenkomst helemaal klaar te maken.”
“Op kantoor ben ik diegene die de technische vragen moet beantwoorden en dat kost tijd,” vertelt Mutters. “Als we ervoor kiezen om volledig te automatiseren, dan is het belangrijk dat iedereen binnen de organisatie snapt wat er gebeurt. De digitale ondertekening met Sign spreekt voor zich,” vult hij aan
Wanneer je in Kolibri een document klaar zet voor verzending, blijf je binnen de omgeving van Kolibri totdat het niet meer strikt noodzakelijk is. Dus alles speelt zich af in een vertrouwde omgeving die eenvoudig te begrijpen is. Het verstuurde document is ook nog eens begrijpelijk en in een herkenbare huisstijl. De herkenbaarheid vergroot uiteindelijk ook de betrouwbaarheid,” vertelt Thieme.
Een ander voordeel is ook dat de verzonden documenten vanuit Sign niet in de spam folder belanden, waardoor ondertekening en retourzending van een overeenkomst wordt versneld.
“Vorige week stuurden we een contract uit en binnen een uur hadden alle partijen getekend waaronder twee via hun mobiel. Je hoeft nergens in te loggen of je spamfolder door te ploegen. In Kolibri zie je vervolgens duidelijk wie er heeft ondertekend. Zo kun je binnen een dag schakelen en deals rondkrijgen” aldus Mutters.De nieuwe generatie huiskopers zoekt, koopt en tekent online.
De digitalisering van de makelaardij versnelt en Mutters Makelaars haakt daar graag op aan dankzij de samenwerking van CM.com en Kolibri. De rappe omschakeling in de makelaardij gaat ook niet aan Thieme voorbij. “Toen ik mijn eerste huis kocht, ging ik met mijn vriendin naar de makelaar om daar de akte te tekenen. Alhoewel het maar een formeel moment was, kregen we champagne en was het toch een klein feestje. De aankoop van onze huidige woning verliep anders. Ik tekende de akte via mijn mobiele telefoon terwijl ik onderweg was en mijn vriendin tekende thuis. Het was allemaal minder romantisch, maar wel erg praktisch. De koop en verkoop van een woning wil je tegenwoordig zo snel mogelijk rond hebben.”
“De documentatie van de API van Sign zit erg goed in elkaar. Onze developers kunnen daar het maximale voor de klant uithalen. Voor softwareleveranciers is Sign een mooie aanvulling. Je moet een systeem hebben dat koppelbaar is voor een goede en volledige integratie met je huidige CRM,” zegt Thieme.
“Makelaarskantoren kunnen met deze oplossing veel tijd besparen. Ook met het oog op de toekomst is dit een slimme zet. De huidige en komende generatie wil een overeenkomst op elk moment van de dag op elke device kunnen ondertekenen. Als makelaar moet je voorbereid zijn op je toekomstige klant. De volledig geïntegreerde digitale ondertekening binnen Kolibri is ook handig bij een opdracht tot bemiddeling. Je kunt direct een offerte mailen en eventueel laten ondertekenen. Dat voorkomt dat je met een pakket papier onder je arm naar een afspraak loopt of dat je alles per post moet opsturen,” vertelt Mutter.
Thieme wijst erop dat de tijdwinst niet alleen uit te drukken is in geld, maar ook de klantervaring voorop stelt. “Deze manier van ondertekenen en opmaak van documenten draagt enorm bij aan de uniformiteit en professionaliteit van een organisatie. Alle overeenkomsten en documenten zien er hetzelfde uit. Ook is voor iedereen binnen de organisatie duidelijk hoe een overeenkomst eruit moet zien.
Wil je weten hoe jij Sign succesvol kan inzetten? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op!
Meer over Sign
Select a region to show relevant information. This may change the language.
